Gestão inteligente de documentos e a economia com o uso de papel

Em tempos de incertezas econômicas e contenção orçamentária, os gastos com impressão e operação de uma impressora impactam significativamente nos custos de uma empresa. Felizmente, é possível reduzir impactos de impressão e, assim, otimizar a rotina operacional com gerenciamento de fluxos. Isso resulta em prevenção de despesas desnecessárias. A partir de buscas de ferramentas especializadas em soluções de impressão e gestão de documentos, entre outros meios, é possível reduzir esses custos.

Os softwares de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por exemplo, apresentam funcionalidades que podem ser úteis para empresas de diferentes segmentos. Com eles, é possível digitalizar documentos físicos e armazená-los em nuvem. Esse processo pode ser feito diretamente no equipamento, adaptado à necessidade da companhia. A empresa pode implementar um fluxo de documentos e manuseio personalizado, conforme a sua demanda.

As soluções contam também com um sistema de digitalização que separa as informações mais relevantes de cada documento e as indexa em um sistema de busca. É possível fazer pesquisas usando não apenas o nome dos arquivos, mas também as informações contidas em um documento.

Gerencie a realização de impressões
Muitas empresas não fazem o controle de impressão por departamento e/ou por usuário. Assim, cada um imprime o que quer, inclusive documentos pessoais. Estabelecer um mecanismo de gerenciamento de uso dos equipamentos ajuda a manter esse processo sob controle.

Tenha a infraestrutura adequada às suas necessidades
Algo que compromete o orçamento das empresas é a existência de várias impressoras em cada setor. Muitas vezes, elas são de uso residencial, o que pode parecer econômicas, já que há um menor custo das máquinas e suprimentos. No entanto, isso não ocorre na prática. Como os suprimentos domésticos têm menor durabilidade e a empresa conta diversos modelos é necessário estocar vários suprimentos diferentes e efetuar a troca com grande frequência. Utilizar um equipamento mais robusto e profissional, mesmo que mais caro, reduz expressivamente os gastos mensais e traz ganhos em gestão de estoque, tempo e eficiência de impressão.

Estabeleça a gestão de fluxo de documentos
Toda empresa possui um fluxo de atividades. No entanto, muitos não otimizam o processo, que por vezes pode ser moroso ou até trazer riscos, como a perda de documentos importantes. Para isso, a gestão de fluxo de documentos de forma digital é importante. Com uma solução de arquivo digital, é possível liberar acesso a pastas específicas para cada colaborador e departamento. A empresa pode elaborar um fluxo de trabalho de forma prática e digital, fazendo com que o colaborador digitalize ou imprima documentos específicos das pastas que possui acesso. Isso também facilita a procura de documentos, pois todos seguirão uma lógica única, permitindo que sejam localizados por meio de uma matricula, um CPF, um CNPJ ou qualquer outro tipo de código-chave que seja implementado no fluxo de documentos.

Procure o suporte de empresas especializadas
Reduzir os custos de impressão e estabelecer a gestão de fluxo de documentos pode ser uma tarefa mais complexa do que aparenta. Por isso, contar com o suporte de uma empresa especializada em gestão de documentos e outsourcing de impressão é uma opção vantajosa. A empresa fará uma consultoria para entender o que o cliente precisa, propondo soluções que serão adequadas ao seu porte. Um bom parceiro de negócios deve implementar tecnologia para que o cliente consiga evoluir em sua atividade-fim e não empregue tempo de seus colaboradores com processos desnecessários.

*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.