Planejamento e suporte proativo são a chave para as entregas fiscais

O tempo na análise de dados e o monitoramento operacional das obrigações tributárias a serem entregues mensalmente pelas empresas são os maiores desafios dos profissionais que atuam na área fiscal. Como garantir uma entrega segura e em conformidade com a Receita Federal Brasileira, diante de tantas mudanças e atualizações?

A precisão das informações durante as entregas é requisito básico, uma vez que qualquer erro pode resultar em multas. Contudo, o alto volume de dados, obrigações e prazos mensais podem resultar em equívocos que, posteriormente, serão identificados pelo Fisco durante o cruzamento das informações. 

Diante disso, as empresas vêm buscando sistemas que auxiliam na automatização das entregas. Softwares robustos garantem a velocidade e a segurança na apuração dos dados, aliadas a um planejamento tributário detalhado e atualizado, em conformidade com os prazos de entrega e em compliance com a legislação.

Existem dois modelos de suporte que podem ser adotados pelas organizações que procuram estar em dia com as questões tributárias. O primeiro é o suporte reativo, indicado para situações de caráter emergencial. Normalmente, essa é uma opção pós-implementação que auxilia na correção de falhas ou em incidentes que necessitam de ações imediatas. Nesse caso, há o apoio de uma equipe multidisciplinar e de uma central de gerenciamento.

Já a segunda opção, e também a mais indicada, é o suporte proativo, capaz de antecipar problemas, detectando possíveis complicações em entregas futuras. Conhecido como Customer Care, esse suporte trabalha na identificação antecipada, do que, quando e como os problemas podem ser solucionados. Essa antecipação traz benefícios tanto para a equipe que atua no departamento fiscal quanto para a empresa, pois é feito um planejamento proativo, utilizando um mapeamento de custos necessários para solucionar situações críticas nos sistemas.

Ao prever a necessidade de atualizações ou parametrizações alinhadas com as configurações dos produtos e sistemas, avisos são emitidos com antecedência, possibilitando um tempo hábil para o cumprimento das entregas. Além disso, a adequação a esses prazos e controle do escopo do projeto garante a manutenção preventiva e diminui o risco de erros inesperados, que impactariam diretamente as entregas futuras, além de implicações financeiras, que vão do retrabalho da equipe às multas.

Fernando Mafra é Delivery Manager na FH,empresa de tecnologia especializada em processos de negócios e software.  Para mais informações entre em contato com a equipe de Customer Care da FH: customercare@fh.com.br .