Purchase to Pay: Processo de compra das empresas

Da compra ao pagamento ou, em inglês, “Purchase to pay” (P2P), estamos falando de uma atividade com alto volume de transações, o que permite ser facilmente aprimorada com técnicas de mineração de dados.

Mas, para conseguir retornos substanciais, seja em prazo, economia, segurança ou compliance, as operações do cenário de Compras ao Pagamento devem funcionar corretamente. E, as novas tecnologias que chegam ao mercado conseguem trazer uma real visibilidade de ponta a ponta, identificando as causas raízes dos problemas.

Para atingir um aproveitamento correto deste processo, existem alguns desafios que possivelmente são enfrentados nos projetos de melhorias. Quando executados de maneira correta, trazem uma ampla vantagem competitiva às empresas, o que significa, seguramente, uma redução de aproximadamente 40% do volume de trabalho manual e de 38% do tempo de execução de um processo de compra. Isso significa uma economia de milhares de dólares às empresas.

Para obter esses resultados, os desafios normalmente enfrentados e que devem ser sanados são:

1. Retrabalho nas requisições de compras: essa atividade geralmente é feita por uma pessoa da área demandante, que não necessariamente possui o conhecimento específico para executar essa tarefa. Em casos mais brandos, os retrabalhos atingem entre 8% e 10% e, em mais severos, acima de 70% das requisições.

2. Atraso na aprovação dos pedidos de compras e retrabalho, mesmo após a alçada de aprovação: após todo o processo de cotação, é gerado o pedido de compras, no qual os valores são detalhados, os impostos informados, o fornecedor é elencado e o pedido vai para o processo de aprovação. Nesse ponto, é possível identificar os processos mais demorados, as alçadas mais complexas e os gestores com maior demanda e que forneceram base para o nivelamento da alçada de compras. Também é possível identificar, em muitos clientes, inúmeros casos que, mesmo após o processo ter passado por todas as alçadas de aprovação, o pedido sofre alterações, gerando a necessidade de um novo processo de aprovação.

3. Divergências entre o pedido e a fatura: durante a investigação de falhas por meio do uso de novas tecnologias de ponta, identificamos que existem muitas divergências entre o pedido de compras e a fatura. Os principais problemas geralmente são causados por impostos e desmembramentos de itens.

4. Pagamentos em atraso por demora nas aprovações de pagamento: após a entrada da fatura, são geradas as partidas a serem pagas em sistemas, que devem ser aprovadas de acordo com as alçadas definidas. O emprego de tecnologia identifica inúmeros problemas relacionados a esse tema. Em casos brandos, as demoras são de poucos dias e, em casos mais severos, chegam a semanas.

Diminuir o Lead Time interno do processo de compras, evitando que a área responsável tenha que trabalhar com um prazo maior do que realmente é necessário para comprar, o que torna o processo instável, acarretando um custo de estoque maior por uma falha no processo, assim como obter a previsibilidade adequada do seu fluxo de caixa, poupando que os problemas nas edições dos pedidos e demora na entrada das faturas impacte diretamente a previsibilidade do fluxo de caixa da empresa, são medidas que, se ajustadas, trazem uma economia jamais imaginada às corporações.

Fernando Motta é líder da área de Process Intelligence do gA, companhia global de tecnologia que utiliza plataformas digitais e serviços de transformação para capacitar grandes empresas nas Américas e na Europa.