Saiba como potencializar o setor de agendamento em consultório médico

Otimizar os processos de agendamentos em um consultório médico é algo crucial para manter o bom nível de produtividade e alcançar resultados melhores e mais certeiros. 

Para Éber Feltrim, especialista e consultor de negócios para a área da saúde e CEO da SIS Consultoria, o primeiro passo nesse sentido fica a cargo das clínicas, que precisam desenvolver um protocolo operacional padrão dentro de sua equipe. “Essa etapa é de extrema importância, e irá contar com algumas perguntas chaves para facilitar o atendimento ao cliente e o gerenciamento de sua agenda”, revela.

Além do próprio motivo da consulta, alguns pontos devem ser levados em consideração na hora de realizar um agendamento médico. “Primeiramente, entenda o objetivo da consulta de forma clara e objetiva. Busque saber qual o melhor horário na agenda do cliente, mas evite oferecer diversas opções de agendamento, isso pode passar a percepção ao cliente de que a agenda está vazia demais e isso não é positivo para o negócio. E claro, seja gentil e empático ao realizar o atendimento, pois muitas vezes, essa é a primeira impressão de um paciente com a clínica”, pontua o gestor.

Muitas clínicas estão aderindo a soluções tecnológicas para automatizar parte dos processos, mas Feltrim aponta que é necessário entender qual ferramenta se adequa melhor às necessidades de cada consultório. “Deve ser realizado um levantamento com todas as informações importantes que serão gerenciadas. Fazer os agendamentos em um sistema especializado pode estreitar o relacionamento com os clientes, e a tecnologia é um dos pilares para isso”, revela.

Agendamentos através das redes sociais também podem ser uma solução viável e prática para a maioria das clínicas. “Existem ferramentas nesse sentido em sites e plataformas sociais que funcionam muito bem. É importante facilitar ao máximo o contato através das redes sociais, pois isso traz um sentimento de exclusividade aos clientes faz com que eles valorizem o atendimento do consultório”, relata Feltrim.

De acordo com o CEO, é fundamental que gestores ofereçam o treinamento adequado para que seus colaboradores efetuem o melhor atendimento para cada situação. “É necessário ter conhecimento da ferramenta que é usada para agendamento, bem como atender aos clientes nas mais diversas situações do dia a dia. Pode parecer algo simples, mas agendar um horário com excelência exige atenção e cuidado, pois esse momento contribui para a fidelização dos pacientes”, pontua.

Hábitos simples podem ser o diferencial para alcançar resultados positivos no setor de agendamentos. “Entrar em contato no dia anterior para confirmar a consulta, por exemplo, é de extrema importância, pois além de otimizar a agenda contribui para a diminuição de faltas. Esse processo pode ser feito através de inteligências artificiais que oferecem um sistema de confirmação automática, facilitando o processo e limitando as chances de possíveis erros. A tendência é que esse tipo de tecnologia esteja cada vez mais presente em consultórios médicos”, finaliza o especialista.

Por Dr. Éber Feltrim, especialista em gestão de negócios para a área da saúde, começou a sua carreira em Assis (SP).

A SIS Consultoria pertence ao grupo SIS, com sede na cidade de Assis/SP.