Timesheet como indicador interno de produtividade

Um dos recursos mais poderosos no meio corporativo é o tempo! Com ele, é possível programar o volume de trabalho, saber onde ele está empregado e, também, precificar o serviço com assertividade. Mas, para isso, é preciso adotar o registro periódico do emprego do tempo da equipe.

Muitos acreditam que o uso do timesheet só serve para embasar as cobranças por hora faturada para cliente. A especialista em precificação e finanças, Beatriz Machnick, porém, afirma que essa não é a principal utilidade da ferramenta.

“Obviamente, se você combinou com o cliente que a cobrança seria baseada ao tempo dedicado a ele, o timesheet auxiliará perfeitamente, mas essa ferramenta também é fundamental para analisar a produtividade interna da equipe”, explica.

Em empresas do setor de serviços, além das suas qualificações, o colaborador “vende” suas horas de trabalho. Se um colaborador trabalhar uma média diária de 8 horas por 22 dias úteis no mês, ele venderá 176 horas ao seu empregador.

Segundo Beatriz Machnick, uma boa referência é definir um mínimo de horas trabalhadas. “Se o escritório conseguir registrar ao menos sete horas de trabalho e cinco dessas horas diárias forem destinadas à atividade fim, podemos considerar que estamos em um bom cenário”, completa.  

Tempo é igual a dinheiro no bolso

Se a análise desse cenário considerar o quesito produtividade, a alocação de tempo estará diretamente ligada à receita do contrato e definirá, entre outros indicativos, a lucratividade do cliente em questão.

“Todo contrato gera custos, despesas e absorve horas de trabalho da equipe. É importante, mês a mês, analisar para onde está indo o tempo de cada membro da equipe que, por sua vez, terá a obrigação e a disciplina de registrar as atividades/hora trabalhadas”, orienta Beatriz Machnick.

Foi assim na agência de comunicação Smartcom que, há um ano, adotou o timesheet em seus processos interno. Segundo a diretora, Silvana Piñeiro, a gestão do tempo de forma sistemática ajudou a equipe a se organizar melhor e a dividir o tempo entre os clientes.

“No início foi difícil criar o hábito de preencher a tabela a cada tarefa executada. Mas, a partir do momento em que vimos o raio-x do uso do nosso tempo e como isso influencia em nossa produtividade, todos passaram a preencher rigorosamente. Com isso, a formação de orçamentos foi facilitada e, hoje, é bem mais condizente com a realidade do serviço prestado a cada cliente. Tanto que a empresa cresceu em faturamento e número de clientes com praticamente a mesma equipe”, revela.

Os gestores, com os indicativos em mãos, têm um retrato de desempenho da equipe e um comparativo por funcionário. Assim, conseguem identificar os gargalos de produtividade, tanto individuais como da empresa.

“Com isso, enquanto gestora, passei a focar nos pontos sensíveis de cada profissional, o que melhorou a gestão das pessoas, o processo interno e a satisfação pelo resultado alcançado”, completa a diretora da Smartcom.

Com a gestão transparente e consciente dos indicadores de produtividade, é possível gerar mais receita, além de evoluir no detalhamento das informações financeiras.

Por Beatriz Machnick, professora, contadora, especialista em Controladoria e Finanças, mestre em Governança e Sustentabilidade.