Contabilidade: como lançar o 13° salário no eSocial?

O 13° salário consiste em uma remuneração adicional mensal destinada aos colaboradores contratados por uma empresa. O valor pago ao colaborador é proporcional aos meses de trabalho no ano, com descontos de Imposto de Renda e INSS.

No eSocial, a informação sobre o 13° salário é obrigatória para todos os empregadores que estão sujeitos a utilizar o sistema. Essa informação deve ser fornecida por meio do evento S-1200, que corresponde ao evento de remuneração do trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social.

Entenda melhor a seguir.

Quais as datas de pagamento do 13° salário?

O pagamento do 13° pode ocorrer em uma única parcela ou em duas parcelas. No caso de duas parcelas, a primeira deve ser creditada entre 1º de fevereiro e 30 de novembro, sendo esta última a data-limite para as empresas que optarem pelo pagamento em parcela única. 

A segunda parcela do benefício deve ser paga até o dia 20 de dezembro. Caso a data limite para o pagamento do 13º salário coincida com domingo ou feriado, o empregador deve antecipá-lo. Se não fizer o pagamento ao empregado ou não cumprir com as datas, estará sujeito a multas.

Como informar o 13° Salário no eSocial?

Os valores do 13° salário devem ser enviados para o eSocial seguindo o mesmo procedimento da folha de pagamento. Portanto, para informar o adiantamento e a parcela final do décimo terceiro salário no eSocial, é necessário utilizar rubricas específicas do S-1010 – Tabela de Rubricas, evento responsável pelo detalhamento das informações das rubricas que constam nos processamentos do empregador, sendo elas da natureza (natRubr_16):

• 5001 – 13° Salário – Valor relativo ao 13° salário de trabalhador, inclusive as médias de 13° salário (horas extras, adicional noturno, etc.), exceto se relativo à primeira parcela ou se pago em rescisão contratual – nesta opção devem ser classificadas também o valor pago mensalmente ao trabalhador avulso, a título de 13° salário;
• 5504 – 13° Salário Adiantamento – Valor relativo a adiantamento do 13° salário;
• 9214 – 13° Salário Desconto de adiantamento – Desconto de antecipação do 13° salário.

Para compreender melhor esse fluxo, veja como informar esses saldos considerando o pagamento da 1ª parcela e da 2ª parcela, ou parcela final, paga em dezembro:

1ª Parcela:

A primeira parcela pode ser antecipada pelas empresas, paga junto com as férias ou em outro período, e essa antecipação do 13° pode ser realizada até o mês de novembro.

Ao processar a primeira parcela do 13° será criado no XML do evento S-1200 de novembro ou no período no qual foi feito o pagamento dos valores da 1ª parcela. Esses valores serão informados para o eSocial junto com os valores da folha de pagamento e o prazo de envio será o mesmo dos envios da folha deste mês. Deste modo não haverá envios separados de valores de 1ª parcela décimo terceiro.

Lembrando que deve ser feita a inclusão da rubrica com a natureza 5504 – 13° Salário Adiantamento apenas com a incidência de FGTS. Nesse caso, o indicativo de período de apuração (indApuracao_6) deve ser igual a 1 e deve ser informado o período de apuração (perApur_7) com o valor AAAA-MM. 

Pode ser realizada também uma antecipação integral do 13°. Nesse caso, deve-se pagar o valor líquido total ao funcionário na rubrica de adiantamento. Assim, na parcela final, após descontar o valor do adiantamento, o valor líquido ficará zerado. 

2ª Parcela:

A segunda parcela do 13° deve ser paga até o dia 20 de dezembro. E ao processar a segunda parcela do décimo terceiro será criado um XML do evento  S-1200 com indicativo do 13º salário. 

Agora diferente do que ocorreu na 1ª parcela, os valores da 2ª parcela são enviados de forma separada para o eSocial.

Vale destacar que não haverá um  S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho separado para décimo terceiro, pois, tanto na 1ª parcela quanto na 2ª parcela os valores de pagamento (S-1210) serão enviados junto com a folha do mês.

Portanto, na parcela final do 13°, deve informar o indicativo de período de apuração (indApuracao_6) com o valor 2 e o período de apuração (perApur_7) com o valor AAAA. Além disso, deverá informar a rubrica de natureza 5001 – 13° Salário com o valor completo e com incidência de Imposto de Renda, FGTS e Contribuição Previdenciária.

Também é preciso informar a rubrica de natureza 9214 – 13° Salário Desconto de adiantamento somente com incidência de FGTS. 

• Folha de novembro:

• Deverá ser enviado somente um evento S-1200 com as rubricas referentes a remuneração de novembro e o adiantamento do 13º salário.
• Rubrica com natureza “5504 – 13º salário – adiantamento” igual a R$2.800,00 (somente com incidência de FGTS).
• Folha de 13º salário:

• Deverão ser enviados dois eventos S-1200, um evento com a remuneração mensal do mês de dezembro e outro evento com a remuneração anual com as rubricas referentes ao 13º salário.
• Rubrica com natureza “5001 – 13º salário” igual a R$ 6.000,00 (com incidência de Imposto de Renda, FGTS e Contribuição Previdenciária) – Rubrica com natureza “9214 – 13º salário – desconto de adiantamento” igual a R$ 2.800,00 (somente com incidência de FGTS).
• Neste caso, o recolhimento do FGTS será apurado na competência dezembro, relativo ao 13º salário, pela diferença entre as rubricas de natureza 5001 e 9214, quando houver (no exemplo, sobre o valor de R$3.200,00).

É fundamental ressaltar que a inclusão dos dados referentes ao 13° no eSocial deve ocorrer, e essas informações precisam ser consolidadas em um único arquivo a ser enviado até o dia 20 do mês de dezembro do ano a que se refere. 

No caso de inconsistências nos dados apresentados ou na ausência da declaração dos valores, a empresa poderá estar sujeita a um processo de fiscalização, podendo resultar em autuação e aplicação de multas do eSocial.

Nos casos em que há ausência de remuneração referente ao décimo terceiro, caracterizados como folha “sem movimento”, não é necessário enviar a escrituração.