Nota Fiscal Avulsa: conheça detalhes sobre o documento

Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento emitido em modelo 1/1A, para micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEI) que ainda não possuem autorização ou acesso à emissão de documentos fiscais como a Nota Fiscal eletrônica (NFe).

É importante frisar que contribuintes obrigados ao uso (emissão) de NFe não podem emitir uma NFA-e.

Quando se trata de NFA-e ainda existem muitas dúvidas além destas acima. Por isto, o blog da Arquivei traz neste artigo informações sobre a Nota Fiscal Avulsa eletrônica e suas particularidades.

MEI e a NFA-e

Os MEIs não são obrigados a emitir Notas Fiscais no caso de vendas de produtos para pessoas físicas, porém quando o produto é vendido para uma empresa (pessoa jurídica), o MEI precisa emitir uma nota, ou a empresa precisará registrar a operação emitindo uma Nota Fiscal de entrada.

Caso a empresa não tenha interesse em disponibilizar esta opção, o MEI terá de recorrer a emissão de uma Nota Fiscal Avulsa.

Para quem tem um fluxo grande de vendas, a utilização da NFA-e não é indicada, apenas para eventualidades, pois a solicitação de uma NFA-e é feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda do Estado.

[rev_slider alias=”ads”][/rev_slider]

Profissionais autônomos e a NFA-e

No caso dos profissionais autônomos, a emissão da NFA-e deve ser feita a partir do governo municipal, pois ele é o órgão responsável por cadastrar os profissionais autônomos e possibilitar a emissão da NFA-e.

Logo abaixo veja mais detalhes sobre a emissão da NFA-e.

Emissão de NFA-e e desvantagens

Como dito acima, a solicitação de uma NFA-e para MEI é feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda do Estado, sendo que cada secretaria pode optar por adotar, ou não, a emissão deste tipo de documento.

Verifique se é possível emitir uma NFA-e no seu estado, faça um requerimento da emissão online e, provavelmente, as instruções da Sefaz serão relacionadas à criação de um cadastro no Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT).

Profissionais autônomos, como dependem do governo municipal, precisam se informar na prefeitura em que está cadastrado.

Apesar de ser emitida eletronicamente, o documento original será a Nota Fiscal Avulsa impressa em papel.

No caso da Nota Fiscal eletrônica (NFe), Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFSe) e Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), o documento válido não é o papel e sim o arquivo XML.

Esta é uma das desvantagens da NFA-e, a emissão e a obrigatoriedade do armazenamento de um documento em papel.

Além desta desvantagem, que é clara, existem outros detalhes específicos sobre a NFA-e que merecem a atenção de quem pensa em emitir este tipo de documento. Veja abaixo:

Detalhes importantes sobre a NFA-e

Alguns detalhes não podem passar despercebidos apesar de serem bastante específicos para a NFA-e. Veja 5 especificidades da NFA-e:

1. Número de itens

O primeiro detalhe importa é: a NFA-e permite informar no máximo 10 itens (produtos). Isto deixa o MEI preso à registrar em mais de uma Nota Avulsa uma venda de 11 itens, por exemplo.

2. Numeração da NFA-e

Como a emissão é feita uma a uma, a numeração de uma NFA-e é sequencial e definida pela Sefaz. Esta numeração inicia em 1 e vai até 999.999.999, sendo reiniciado quando atinge o limite.

3. Segunda via da NFA-e

A segunda via da NFA-e deve ser solicitada pelo emitente no da Sefaz, utilizando o seu usuário e senha para acesso ao sistema. Desde a primeira via, a NFA-e pode ser impressa em papel A4, normalmente.

4. Correção e cancelamento de NFA-e

Não existe nenhuma possibilidade de correção, como a Carta de Correção eletrônica (CCe), para a NFA-e.

Para casos de erro, o emitente deve cancelar a NFA-e e emitir uma nova. O prazo de cancelamento da NFA-e é de 24 a 168 horas.

5. Armazenamento da NFA-e

Assim como a NFe, a NFA-e também deve ter uma guarda legal de 5 anos, segundo a lei vigente.

Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas pesadas que podem passar de R$1.000,00 por documento fiscal não apresentado numa fiscalização.

Registrando a NFA-e no SPED

Esta é uma pergunta que gera dúvidas em qualquer empresa que entrega SPED e recebeu uma NFA-e. Como registrar esta nota no arquivo SPED?

Esta dúvida faz parte da Exceção 7: Escrituração de documentos emitidos por terceiros. Esta exceção aborda casos de escrituração de documentos fiscais emitidos por terceiros, como o consórcio constituído nos termos do disposto nos arts. 278 e 279 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, incluindo NFes e NFA-es emitidas pelas UF (séries 890 a 899).

Então, NFA-es devem ser informadas como emissão de terceiros, com o código de situação do documento igual a “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”. O PVA-EFD-ICMS/IPI exibirá a mensagem de Advertência para esses documentos.

Procure um profissional contábil

Apesar do MEI não ser obrigado a emitir notas, é necessário que este tipo de empreendedor tenha respaldo de um profissional contábil, ou um escritório contábil, para resolver dúvidas como esta.

No caso de empresas que têm NFA-es emitidas contra o seu CNPJ, é preciso estar atento. Mesmo que a nota venha somente em papel, ela também precisa ser escriturada e entregue no SPED.