Tenha o controle: descubra como organizar contas a pagar e receber

A gestão financeira é uma tarefa essencial para a sobrevivência de uma empresa. Finanças desorganizadas e mal geridas podem causar problemas graves ao negócio e até levá-lo à falência, independentemente de seu tamanho e da consolidação que ele tem no mercado.

Assim, manter o total controle sobre o dinheiro que entra e sai é lição primária e fundamental para quem quer manter a saúde financeira de seu empreendimento em dia. Acompanhar de perto o processo que envolve as contas a pagar e receber requer atenção, planejamento e organização, mas muitos empresários ainda têm dificuldades de fazer esse gerenciamento de forma eficaz.

Descuidar dessa tarefa, porém, pode custar a existência de seu negócio. Neste artigo vamos mostrar como é importante manter o caixa bem atualizado e organizado e de que forma isso pode ser feito de forma rápida e segura, garantindo tranquilidade para sua empresa. Confira:

O que são contas a pagar e receber?

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Contas a pagar são todas as obrigações financeiras de uma empresa. São os compromissos assumidos com clientes e fornecedores, como mercadorias, insumos para produção, empréstimos, salários, impostos, e gastos de primeira necessidade, como aluguel, luz, água e telefone, entre outros.

Já as contas a receber são aqueles valores que a empresa tem o direito de arrecadar e fugir da inadimplência dos que lhe devem.

O controle das contas a pagar e a receber deve ser uma rotina na empresa, especialmente porque fornece informações para a tomada de decisões e ajuda a programar definições futuras.

Na maior parte das vezes, as empresas até têm dinheiro em caixa para quitar seus compromissos, mas falta organização. E isso pode significar um grande perigo.

Como organizá-las?

Uma boa gestão financeira consegue, a partir do controle das contas a pagar e a receber, identificar falhas e gastos desnecessários, buscar alternativas de lucro e equilibrar as despesas.

E para manter esse controle, o empreendedor deve encontrar a melhor forma de organizar os dados de acordo com o perfil de sua empresa, permitindo a ele verificar com facilidade todos os seus compromissos, seja por fornecedor, tipo de pagamento, datas, duplicatas em atraso, entre outros.

A palavra de ordem, nesse caso, é organização. Para ajudar, selecionamos a seguir 5 dicas que vão auxiliá-lo a controlar as contas a pagar e a receber sem comprometer o caixa e a saúde financeira da sua empresa.

1. Registre todas as contas da empresa

Não há segredo. A primeira regra para manter o controle as contas é ter todas elas registradas. Quanto mais detalhado esse controle for, com informações do tipo, vencimento e valores, mais fácil e rápido será o acompanhamento.

Separe as despesas fixas (aluguel, água, telefone, etc.) e as variáveis (compra de equipamentos, insumos, etc.), pois isso lhe dará uma visão do todo e indicará quanto dinheiro há disponível na empresa para compras necessárias.

Dispense mais atenção aos pagamentos que estão divididos em parcelas e que podem ocasionar esquecimento ou atrasos, o que resultará em cobrança de juros e multas.

Além disso, tão importante quanto as contas a pagar são os valores que a empresa deve receber.

É de responsabilidade da organização acompanhar a entrada desse dinheiro e evitar a inadimplência dos clientes, e cobranças desnecessárias. Lembre-se de nunca contar como total uma compra que é parcelada.

2. Conte apenas com o dinheiro que já está em caixa

Aprenda uma lição importante: jamais conte com um dinheiro que ainda não entrou. Se o cliente parcelou a compra do seu produto, você não deve registrar o valor integral a ser recebido, justamente porque ele não virá de uma vez só.

Fazer isso só gera confusão e pode resultar em uma falsa realidade no fluxo de caixa, provocando problemas e prejuízos mais à frente.

3. Faça um planejamento

Um controle bem feito de todas as contas a pagar e a receber ajudará você a entender a real situação financeira da empresa e do fluxo de caixa. Isso evita problemas internos, como despesas desnecessárias com atrasos em pagamentos ou o comprometimento com mais dívidas do que a empresa pode pagar.

Um caixa organizado permite manter as finanças equilibradas e um planejamento mais eficaz para os rumos da empresa.

4. Não misture gastos pessoais com os da empresa

Confundir o que é despesa pessoal com despesa da empresa, algo comum de acontecer em pequenas e médias organizações, pode comprometer seriamente a saúde financeira do negócio. Jamais faça isso.

Você acabará perdendo todo o controle e os problemas se tornarão uma bola de neve

A empresa deve primeiro começar a lucrar para, só depois, o possa obter seus próprios rendimentos em forma de pró-labore.

5. Invista em um moderno software de gestão

Todo esse controle das contas a pagar e a receber pode ser feito tanto de forma manual, em planilhas de Excel, quanto em um software profissional de gestão, como o eGestor, por exemplo, que é uma ferramenta mais moderna e mais ágil de usar e garante um acompanhamento mais seguro e livre de problemas e esquecimentos.

O sistema é capaz de enviar, por exemplo, avisos de vencimento das faturas em aberto e permite que os tipos de conta e faturas sejam separadas por categorias, clientes ou período de pagamento, à sua própria escolha.

Você também pode analisar a situação das finanças em qualquer período do ano, como forma de comparar os gastos e os lucros entre meses pré-determinados. Para isso, porém, é preciso que você o mantenha abastecido e atualizado periodicamente, com exatidão nos dados lançados.

Como vimos, manter organizada e em dia a relação de contas a pagar e receber da sua empresa não é uma tarefa tão complicada e pode ser feita de maneira rápida e dinâmica. Isso  não só garante a boa saúde financeira do negócio, como também permite um planejamento mais rentável e seguro para fazer com que a empresa decole e comece a render bons frutos.

Via eGestor