Cinco mudanças trabalhistas e operacionais de 2026 que impactam diretamente o Departamento Pessoal

O ano de 2026 consolida mudanças que alteram, de forma prática, a rotina do Departamento Pessoal e a relação das empresas com custo, risco e conformidade trabalhista. Não se trata de uma grande reforma isolada, mas do acúmulo de normas que passam a produzir efeito simultaneamente e exigem mais organização, precisão técnica e capacidade de orientação.

Nesse contexto, o DP deixa de atuar apenas como executor de rotinas e passa a ocupar uma posição mais sensível dentro da empresa. Cálculos e decisões precisam estar documentados e regras precisam ser explicadas com clareza, tanto para o empresário quanto para o trabalhador. 

1. Isenção e redução do Imposto de Renda na folha a partir de 2026

A Lei nº 15.270/2025, sancionada em 26 de novembro de 2025, alterou a sistemática do Imposto de Renda da Pessoa Física com vigência a partir de 1º de janeiro de 2026. A norma estabeleceu isenção mensal do IRRF para rendimentos de até R$ 5.000 e reduziu de forma progressiva o imposto devido para rendas superiores a esse valor, alcançando salários de até aproximadamente R$ 7.000 a R$ 7.350, conforme os critérios definidos na legislação.

A mudança não instituiu uma nova tabela progressiva mensal. O cálculo do IRRF continua sendo realizado pela tabela vigente, com a aplicação de um mecanismo de redução variável que diminui o imposto conforme a faixa de renda. Na prática, o imposto é calculado normalmente e, em seguida, ajustado pela redução prevista em lei, até sua eliminação completa nos rendimentos enquadrados na faixa de isenção.

Do ponto de vista operacional, o impacto recai sobre a parametrização correta dos sistemas de folha a partir da competência janeiro de 2026. A regra exige atenção especial em eventos que extrapolam o salário mensal padrão, como férias, rescisões, pagamentos acumulados, 13º salário e situações com múltiplas fontes pagadoras. Nessas hipóteses, a redução pode não zerar o imposto, exigindo coerência entre retenção, informações prestadas ao eSocial e consolidação dos dados na DCTFWeb.

Para o empresário, a mudança afeta principalmente a percepção de valor do salário, não o custo direto da folha. A isenção e a redução progressiva do IR aumentam o valor líquido recebido pelo trabalhador sem impacto imediato no custo bruto, o que tende a reduzir a pressão por reajustes no curto prazo e reforçar a sensação de adequação da remuneração atual, sobretudo nas faixas próximas ao limite de isenção. Esse efeito pode contribuir para retenção e negociação salarial, mas exige cautela. Como a redução do imposto não se aplica de forma uniforme — especialmente em salários mais altos ou em casos de múltiplas fontes de pagamento — utilizar esse ganho tributário como base para decisões salariais pode gerar desequilíbrios internos e fragilizar a política de remuneração no médio prazo.

2. Novo salário mínimo e a revisão necessária das bases de cálculo

O salário mínimo fixado em R$ 1.621 em 2026 produz efeitos que vão além do reajuste direto dos contratos atrelados ao piso. O impacto mais relevante está nas diversas rotinas que continuam utilizando o mínimo como referência indireta.

Adicionais, pisos previstos em normas coletivas, contratos antigos e benefícios vinculados ao salário mínimo tendem a ser mantidos por inércia operacional. Essa prática expõe inconsistências entre o que está documentado, o que a convenção coletiva exige e o que efetivamente é pago. Essas divergências costumam aparecer em fiscalizações ou ações trabalhistas, quando o custo de correção já é elevado.

Para o Departamento Pessoal, a mudança exige um trabalho de revisão estrutural. Identificar onde o salário mínimo é utilizado como indexador, validar se essa referência permanece juridicamente adequada e alinhar pagamento, contrato e norma coletiva passa a ser parte da gestão de risco trabalhista.

Para o empresário, o ponto de atenção está na falsa sensação de previsibilidade do custo de pessoal. Pequenos reajustes automáticos, quando acumulados, alteram a estrutura salarial e afetam margens sem percepção imediata. Revisar essas bases permite decisões mais conscientes sobre remuneração e contratação.

3. Insalubridade e o alinhamento entre laudo técnico, função e pagamento

O reajuste do salário mínimo impacta diretamente o valor do adicional de insalubridade quando essa é a base adotada. O risco recorrente não está no percentual aplicado, mas na desconexão entre laudo técnico, atividade exercida e pagamento realizado.

Em muitas empresas, o adicional é mantido por histórico, enquanto o ambiente de trabalho, os equipamentos ou a função do empregado se modificaram ao longo do tempo. A legislação exige correspondência entre o risco identificado no laudo e a atividade efetivamente desempenhada. Quando isso não ocorre, o pagamento deixa de ser proteção legal e passa a representar fragilidade jurídica.

O Departamento Pessoal precisa atuar de forma integrada com segurança do trabalho e jurídico, assegurando que o adicional pago esteja tecnicamente sustentado e devidamente documentado. A ausência dessa coerência compromete a defesa da empresa em fiscalizações e contestações.

4. Saque-aniversário do FGTS e a condução correta dos desligamentos em 2026

Em 2026, permanece válida a regra estrutural do saque-aniversário do FGTS: o trabalhador que optou por essa modalidade e é demitido sem justa causa não tem acesso ao saldo integral da conta, recebendo apenas a multa rescisória de 40%. Essa regra se aplica às demissões ocorridas a partir de janeiro de 2026.

A exceção decorreu da Medida Provisória nº 1.331/2025, que autorizou, de forma temporária, a liberação dos valores retidos para trabalhadores demitidos sem justa causa até 31 de dezembro de 2025. A MP teve caráter corretivo e não alterou o modelo do saque-aniversário para o futuro. Por isso, a liberação não se estende a demissões ocorridas em 2026.

Esse ponto tende a gerar questionamentos internos, especialmente por parte de empregados desligados nesse período de transição da condição especial para retomada da regra efetiva. Cabe ao Departamento Pessoal esclarecer que a diferença não está na conduta da empresa, mas no recorte temporal definido em lei, e que não existe margem para liberação por decisão do empregador ou negociação individual.

Para o empresário, a clareza nessa comunicação é essencial. Um desligamento conduzido sem essa explicação pode gerar frustração direcionada à empresa, mesmo quando a regra é legal e externa à sua vontade.

5. NR-1 e a formalização dos riscos psicossociais no PGR

A atualização da NR-1 ampliou o conceito de risco ocupacional ao incluir fatores psicossociais no Programa de Gerenciamento de Riscos. A norma reconhece formalmente a relação entre organização do trabalho, adoecimento mental, afastamentos previdenciários e aumento do contencioso trabalhista.

Com isso, temas como assédio, sobrecarga, pressão excessiva por metas e ausência de canais de escuta passam a integrar o inventário de riscos da empresa. A exigência não é apenas conceitual. Ela demanda coerência entre discurso, prática e documentação.

O Departamento Pessoal assume papel central nesse processo. Registros de treinamentos, funcionamento efetivo de canais de denúncia, tratamento de ocorrências e integração com segurança do trabalho passam a ter valor jurídico. Onde há lacuna documental, o risco se materializa.

Para o empresário, a NR-1 altera a lógica de prevenção. O custo de estruturar políticas e processos é significativamente menor do que o custo de responder a autuações, afastamentos e ações trabalhistas decorrentes da omissão.

Reforma Tributária e os impactos indiretos na gestão de pessoas

A Reforma Tributária sobre o consumo não altera regras trabalhistas nem cria novos encargos sobre a folha em 2026. Ainda assim, ela afeta a gestão de pessoas de forma indireta ao modificar a estrutura de custos das empresas, especialmente nos setores intensivos em mão de obra.

Com a nova lógica tributária, despesas com pessoal passam a ser analisadas com mais rigor no planejamento financeiro. Benefícios, modelo de contratação e estrutura de equipes vão entrar com mais frequência na pauta estratégica. O Departamento Pessoal precisa ser considerado como apoio nas decisões que envolvem custo e risco, evitando soluções que pareçam vantajosas no curto prazo, mas tem risco de gerar passivo trabalhista no médio prazo.

Contabilidade consultiva e a atuação do Departamento Pessoal da Pigatti

Esse conjunto de mudanças reforça a importância de um Departamento Pessoal integrado à contabilidade consultiva. A rotina trabalhista deixa de ser apenas operacional e passa a dialogar diretamente com decisões de gestão, orçamento e mitigação de risco.

Na Pigatti, o Departamento Pessoal atua de forma consultiva, conectando legislação atualizada, operação correta e leitura estratégica do impacto financeiro. O foco está em antecipar riscos, organizar processos e orientar empresas para decisões sustentáveis, evitando correções tardias e passivos desnecessários.

Mais do que cumprir obrigações, o DP consultivo contribui para a estabilidade da empresa em um ambiente regulatório cada vez mais exigente. Saiba mais sobre a atuação da Pigatti em Departamento Pessoal e contabilidade consultiva em https://www.pigatti.com.br