Como contabilizar folha de pagamento? Descubra agora!

Para saber a forma correta de como contabilizar folha de pagamento, o departamento pessoal o divide em proventos, descontos e bases.

É necessário que esse documento informe todos os valores relativos a 13º salário, aviso prévio, férias, IRRF e INSS.

Preparar a folha de pagamento é uma obrigatoriedade da lei, previsto no Regulamento da Previdência Social no artigo 225.

Portanto, requer muita atenção do departamento pessoal para que todos os cálculos sejam feitos de forma correta e se evite processos trabalhistas.

Dessa forma, é essencial que a empresa possua uma equipe que tenha conhecimentos específicos das leis trabalhistas e também de contabilidade.

Quer saber a melhor forma de como contabilizar folha de pagamento? Confira nossas dicas abaixo!

Qual a importância da folha de pagamento para a empresa

A empresa mensalmente tem a responsabilidade de saber como contabilizar folha de pagamento.

E por ser uma obrigatoriedade da lei, esse processo não exige só atenção, mas planejamento para que os documentos sejam montados da forma correta.

E a folha de pagamento tem importância operacional, contábil e fiscal para as empresas.

É sem dúvida uma das obrigações mais importantes da organização quando se refere a gestão financeira. Funcionando como um documento base para possíveis fiscalizações trabalhistas e um comprovante de arrecadação de verbas.

É por meio dela também que é possível planejar gastos e ser um apoio de controle financeiro.

Dando assim, uma visão macro da empresa aos profissionais do departamento pessoal para que sejam feitas promoções, cortes e etc.

Qual a importância da folha de pagamento para o colaborador

Se para a empresa a folha de pagamento é essencial no respeito da lei, para o colaborador ela tem como objetivo ser um documento de controle sobre seus ganhos.

Ela serve como comprovação de renda em financiamentos de imóveis, carros e etc.

Futuramente, esse documento será exigido como forma de comprovação para a solicitação da aposentadoria.

Portanto, tanto por lado da empresa, como da parte do colaborador, ele precisa ser reconhecido como peça-chave em várias questões e deve ser preservado.

O que são proventos, descontos e base

O primeiro passo para entender a melhor forma de como contabilizar folha de pagamento é entender o que são:

• Proventos;
• Descontos;
• Base.

Entender cada um desses itens é essencial para que a folha de pagamento seja dividida da forma correta.

Por isso, vamos falar logo em seguida sobre cada um desses pontos individualmente.

Proventos

Os proventos são os valores que a empresa paga aos colaboradores mensalmente. Ou seja, eles representam os ganhos do colaborador.

Eles são identificados na folha de pagamento pela hora extra, salário, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade) e benefícios, como o salário-família, por exemplo.

Sendo assim, conhecer esses itens é fundamental para ter a referência de como contabilizar folha de pagamento.

Descontos

Como o próprio nome diz, esse item se refere aos descontos realizados pela empresa nos pagamentos de cada colaborador. A base de descontos na folha de pagamento se refere a atrasos, faltas, INSS e IRRF.

E para ter o resultado de como contabilizar folha de pagamento é preciso fazer um cálculo do valor de proventos menos o valor de descontos. Com isso, é possível ter o valor final do pagamento ao colaborador.

Base

A base na folha de pagamento se refere ao valor na qual serão aplicadas as alíquotas.

Isso se torna necessário para o cálculo do tributo que será pago. As bases para o FGTS, INSS, INSS patronal são alguns dos dados presentes na folha.

É importante ressaltar que nem sempre essas informações se referem ao que foi contabilizado, mas são inseridas apenas como uma demonstração do cálculo.

O passo a passo de como contabilizar folha de pagamento

Para que o processo de como contabilizar folha de pagamento seja organizado da maneira correta é necessário se atentar as seguintes informações:

• Definir a categoria dos colaboradores;
• Fazer uma análise das horas trabalhadas;
• Calcular os encargos e impostos;
• Calcular os benefícios legais.

Quando o departamento pessoal se planeja com base nesse passo a passo, ele minimiza as chances de erro na montagem da folha de pagamento. Entenda cada um dos passos:

Definir a categoria dos colaboradores

Determinar a categoria do colaborador, classificando sua função e atividade exercida na empresa é fundamental. Assim, evitam-se os erros de cálculo na folha de pagamento.

Isso porque, as bases de como contabilizar folha de pagamento tomam como referência as convenções coletivas para calcular descontos como FGTS e INSS, por exemplo.

Fazer uma análise das horas trabalhadas

O segundo passo de como contabilizar folha de pagamento sem erros é mensurando as horas trabalhadas de cada colaborador.

Nesse caso, são registradas para o cálculo da folha: horas extras, trabalhadas, descanso remunerado e jornadas de trabalho adicionais.

Além é claro, de ser necessário considerar faltas e atrasos nessa análise. Pois, dessa maneira, é possível realizar o cálculo correto, evitando equívocos com gastos desnecessários ou erros de pagamento.

Calcular os encargos e impostos

O cálculo que determina os descontos de encargos e impostos aparece como terceiro passo de como contabilizar folha de pagamento. Neste caminho se toma como base o FGTS, INSS e IRRF.

É fundamental que o departamento pessoal se atente nesse caso, pois os pagamentos desses encargos asseguram uma situação regular do colaborador com a Receita.

Além disso, permite que futuramente o profissional possa solicitar sua aposentadoria.

Aliás, esse cálculo é que serve como referência para o desconto do Imposto de Renda.

Calcular os benefícios legais

O quarto passo de como contabilizar folha de pagamento está no cálculo de benefícios legais, os chamados descontos, que se baseiam no pagamento de vale-transporte e refeição, adiantamentos, planos de saúde e também da contribuição sindical.

Feito todos esses descontos legais se torna possível calcular o valor líquido a ser pago pela empresa ao seu colaborador.

Saiba como contabilizar folha de pagamento na prática

Tendo como base os proventos e os descontos de um profissional imaginário, organizamos as contas na prática para facilitar o entendimento do assunto. Confira abaixo:

Exemplo

Proventos

Salário: R$ 3000,00

Horas Extras – R$ 300,00

Total: R$ 3300,00

Descontos

Adiantamento Salarial: R$ 1200,00

INSS: R$ 330,00

IRFF: R$ 57,45

Contribuição Assistencial: R$ 30,00

Total: R$ 1617,45

Líquido a receber no mês: R$ 3300 (Proventos) – R$ 1617,45 (Descontos) = R$ 1682,55

A importância de como contabilizar folha de pagamento

Saber como contabilizar folha de pagamento é de fato uma das maiores responsabilidades do departamento pessoal.

Além de ser essencial para o controle financeiro, a folha de pagamento é uma obrigatoriedade da lei e um direito do colaborador.

Portanto, exige muita atenção e principalmente preparo dos profissionais responsáveis por organizar e planejar esse documento.

O monitoramento de todos os pagamentos e descontos evita que a empresa sofra com processos trabalhistas.

Sendo assim, ter as diretrizes de como contabilizar folha de pagamento, e seguindo o passo a passo que ensinamos ao longo do caminho, é possível planejar a folha perfeitamente.

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