Compliance fiscal em relação à Receita Federal: como mitigar erros.

É verdade que as empresas enfrentam uma série de desafios relacionados ao compliance fiscal no Brasil. A quantidade massiva de normas e regulamentações tributárias, somada à crescente atuação da Receita Federal, torna fundamental que as empresas estejam preparadas e atentas para cumprir suas obrigações legais.

O investimento em compliance fiscal é crucial não apenas para evitar penalidades e autuações, mas também para manter a integridade e a reputação da empresa. Isso envolve não apenas manter a situação contábil em dia e acompanhar as mudanças legais, mas também adotar práticas preventivas para mitigar riscos.

Hoje não são apenas empresas de grande porte que correm risco, como os novos meios de pagamento e cruzamento de informação, pequenas e média empresas também pode ser autuadas, e, portanto, devem dedicar recursos significativos a programas de compliance fiscal ou ter um bom Contador.

A digitalização das notas fiscais e o aumento da atuação da Receita Federal tornaram mais fácil para o governo fiscalizar e autuar empresas. Portanto, é essencial que as empresas estejam preparadas para lidar com auditorias e garantir o cumprimento de suas obrigações fiscais.

Quais são os riscos mitigados com o compliance fiscal?

Nas negociações entre empresas, há a necessidade de comprovar que o fornecedor ou comprador não está em situação irregular perante a Receita e outros órgãos públicos, nos processos de due dilligence. Caso algum problema seja identificado durante a negociação, tanto a empresa cliente quanto a empresa fornecedora estarão expostas, mesmo que um dos lados esteja em conformidade com a lei. Neste cenário, existem dois lados da moeda: os problemas que podem ser detectados com antecedência e corrigidos e os riscos caso não sejam observados a tempo.

Entre as principais situações que são detectadas no checklist de due dilligence de parceiros comerciais, destacam-se algumas que possuem relação indireta com a negociação em andamento, mas que podem afetar o seu negócio. Listamos abaixo:

Principais situações que geram riscos fiscais:

• Restituição de impostos de parceiros negativados/inidôneos;
• Assunção de passivos;
• Responsabilidade fiscal do desconhecido;
• Publicação diária no Diário Oficial de inidoneidade fiscal, que pode retroagir para meses anteriores

Caso alguma das situações acima seja detectada durante ou após a concretização de uma negociação, sua empresa estará exposta a diversos riscos de autuação fiscal. Veja quais são os principais a seguir:

Principais riscos oriundos de irregularidade cadastral e fiscal

• Exposição fiscal;
• Autuação de até 150% do valor dos impostos da Nota Fiscal;
• Glosa de créditos de impostos nas esferas estadual e federal, impedindo de obter créditos de ICMS e de outros tributos.
• Riscos reputacionais
• Dificuldade de relacionamento em análises de créditos

Mesmo que algumas dessas situações acima sejam identificadas na concretização de um contrato, as companhias ainda ficam sujeitas a riscos.

Como evitar riscos fiscais com tecnologia?

Nesse contexto, é importante frisar que a atuação de forma preventiva garante um bom relacionamento entre empresas. Conferir se a situação do seu parceiro comercial está em dia com o fisco, antes, durante e no momento da emissão da Nota Fiscal é a melhor forma de prevenir qualquer tipo de inconsistência ou irregularidade.

2. A checagem de dados protege o negócio de autuações e corrige rotinas fiscais e logísticas

Com a checagem frequente desta informação, é possível comprovar, por exemplo, durante uma auditoria fiscal, que no momento da efetivação do negócio a empresa estava regular, evitando problemas e a possibilidade de aplicação de penalidades pelo fisco.

Além dos aspectos fiscais, não se deve desconsiderar também o desperdício de tempo, de força de trabalho e até mesmo os custos logísticos se houver denegação de uma nota fiscal. No caso de problemas no transporte de mercadorias, por exemplo, há a necessidade de mobilizar a equipe para corrigir a situação, gerando transtornos que poderiam ter sido evitados de forma antecipada. Esse desvio de função de colaboradores, assim como o risco do retorno de mercadorias, pode ser reduzido.

Neste aspecto, considera-se a automação de consultas e checagens de compliance como um instrumento para solucionar problemas de rotina fiscal. Dependendo do ERP que sua empresa utiliza, uma automação de consultas pode consultar em segundos a situação fiscal antes, durante e depois o cadastro do parceiro de forma transparente – ou seja, sem a necessidade de intervenção humana – salvando todos os comprovantes para uma auditoria futura. 

2. Saneamento cadastral: dados atualizados sempre

O saneamento cadastral, ou a higienização de dados cadastrais, é uma das práticas mais adotadas por empresas que buscam por dados atualizados em seus sistemas de forma rápida, corretiva e acessível. O saneamento de cadastros permite conhecer cada parceiro comercial que sua empresa se relaciona no dia a dia, evitando riscos fiscais, de cadastro, de retrabalho das equipes de atendimento, além de garantir o crescimento sustentável do negócio em diversos aspectos.

A governança de dados mestres (CNPJ, endereço para faturamento, entre outros), uma iniciativa ESG, se dá a partir de um saneamento de dados cadastrais bem executado. Ou seja, é preciso ter acesso constante a dados mais recentes e relevantes para desenvolver um bom relacionamento a curto, médio e longo prazo.

O saneamento cadastral e o uso de automações para dados aumenta em mais de 50% a lucratividade de um negócio, segundo pesquisa do Instituto Gartner.

Grandes empresas no Brasil que enfrentaram multas relacionadas ao não cumprimento adequado do compliance fiscal:

1. Petrobras: Em 2015, a Petrobras foi multada em cerca de R$ 2 bilhões pela Receita Federal por irregularidades fiscais, incluindo a não declaração de impostos sobre dividendos no exterior e a não tributação de lucros obtidos em operações no exterior.

2. JBS: A JBS, uma das maiores empresas de alimentos do mundo, enfrentou multas por questões fiscais no Brasil. Em 2017, a empresa foi multada em aproximadamente R$ 10 bilhões pela Receita Federal por suspeita de sonegação de impostos e outras irregularidades.

3. Banco Itaú: Em 2018, o Banco Itaú foi multado em cerca de R$ 90 milhões pela Receita Federal por irregularidades relacionadas ao pagamento de impostos sobre lucros obtidos no exterior.

4. Oi: A Oi, uma das maiores operadoras de telecomunicações do Brasil, também enfrentou questões fiscais no país. Em 2016, a empresa foi multada em cerca de R$ 670 milhões pela Receita Federal por suspeita de evasão fiscal e outras irregularidades.

Pequenas e médias empresas também estão sujeitas a multas por questões relacionadas ao não cumprimento do compliance fiscal?

Embora os casos envolvendo grandes empresas geralmente recebam mais atenção da mídia devido ao seu impacto econômico e social, as empresas de menor porte também enfrentam riscos e consequências significativas se não cumprirem as leis fiscais.

As multas para pequenas e médias empresas podem variar dependendo da gravidade da infração e das regulamentações tributárias locais. As violações comuns incluem atrasos na entrega de declarações fiscais, omissões de receitas, não pagamento de impostos devidos, entre outros.

Portanto, é essencial que todas as empresas, independentemente do tamanho, estejam atentas às suas obrigações fiscais e implementem práticas de compliance fiscal adequadas. Isso pode incluir manter registros financeiros precisos, cumprir prazos de declaração e pagamento de impostos, e buscar orientação profissional quando necessário para garantir o cumprimento das leis fiscais.