CTPS digital: Entenda o que é, como abrir e entenda como ela pode impactar as empresas

Entenda o que é a CTPS digital, como abrir e veja como ela pode impactar o fluxo de trabalho do Departamento Pessoal da sua empresa.

O governo brasileiro já estabeleceu a digitalização dos processos há alguns anos. O grande incentivador foi o eSocial, sistema que reúne informações referentes ao contrato de trabalho. Para facilitar o acesso aos dados, a CTPS digital foi instituída em 24 de setembro de 2020.

O que isso representa? É mais uma etapa da organização e do compartilhamento das informações. Por isso, a nova carteira de trabalho, totalmente on-line, substituiu o modelo físico e deve aumentar sua participação nos próximos anos.

Esse é um dos motivos pelos quais os colaboradores e gestores do Departamento Pessoal (DP) precisam entender a CTPS digital. Então, que tal saber mais?

O que é a CTPS digital?

A CTPS digital é o novo formato da Carteira de Trabalho e Previdência Social. Está disponível em formato on-line, por meio do aplicativo da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho.

A iniciativa vem ao encontro das medidas adotadas pelo governo federal para a digitalização dos processos e o aumento do controle das informações. O eSocial é apenas um dos principais exemplos.

Para as empresas que já fizeram as modificações de processos para contemplar o eSocial, as mudanças são pequenas. Nesse caso, a CTPS digital apenas utiliza as informações geradas pelo sistema unificado.

Isso significa que a alteração de cargo, salário ou carga horária, por exemplo, é uma informação automaticamente transmitida. Desse modo, a carteira de trabalho será atualizada.

A nova carteira de trabalho atende às regras da Reforma Trabalhista. Ela também serve para a confirmação das contribuições à Previdência Social. Dessa forma, o empregado tem mais controle sobre seus dados e pode fazer planos de aposentadoria privada, conforme sua necessidade.

Como abrir a CTPS digital?

A CTPS digital traz mais agilidade para o Departamento Pessoal e facilidade de acesso ao colaborador. Por isso, a rotina da empresa deve ser simplificada a partir de sua adoção.

Como fazer isso? Confira a seguir quais são as duas etapas principais.

Cadastrar informações no site

O primeiro passo é se cadastrar no site acesso.gov.br. Basta seguir as etapas abaixo:

• digite seu CPF e clique no botão “Crie sua conta”;
• escolha uma das opções disponíveis, que podem ser:
  • validação facial no app Meu gov.br;
  • Banco do Brasil;
  • internet banking;
  • número do CPF;
  • certificado digital;
  • certificado digital em nuvem;
• preencha os dados solicitados, concorde com os termos de uso e clique na caixa “Não sou um robô”. Depois, pressione o botão “Avançar”;
• confirme as informações solicitadas e clique em “Avançar”;
• selecione se deseja receber o código por e-mail ou SMS;
• insira o código e confirme sua conta.

Baixar o app e confirmar as informações pessoais

Depois de cumprir as etapas anteriores, baixe o app Carteira de Trabalho Digital. Ele está disponível para celulares Android e iOS. Após instalar o aplicativo, é só colocar seu login e senha do site acess.gov.br e confirmar suas informações pessoais.

Essas atividades devem ser realizadas pelo próprio trabalhador. No entanto, a empresa precisa se certificar de que elas foram executadas para garantir a atualização automática das informações e a integração ao eSocial.

Como a CTPS digital pode impactar minha empresa?

A carteira de trabalho on-line simplifica a atuação do Departamento Pessoal. Um dos motivos é o uso do CPF como identificador universal. Em outras palavras, o número do PIS deixa de ser utilizado.

Por isso, as empresas que ainda não digitalizaram seus processos precisam se adequar a essa nova realidade. O ideal é fazer os ajustes necessários para o eSocial, já que esse sistema realiza a unificação das informações.

Enquanto esse processo não acontecer, os dados da CTPS deixam de ser transmitidos, o que exige o registro manual por parte do DP.

Controle e registro de informações do funcionário

Um dos principais benefícios da CTPS digital é justamente a otimização das rotinas do Departamento Pessoal. Se antes as empresas executavam os processos apenas quando era necessário, agora a atualização automática garante ganho de tempo.

Isso implica mais produtividade para a empresa e aumento do controle e do registro de informações por parte do funcionário. Isso porque ele acompanha as mudanças nos quesitos contratuais, pode tirar dúvidas com facilidade e acionar a companhia quando houver necessidade.

Além disso, a CTPS digital não retira nem altera os direitos do trabalhador. Ela apenas melhora a segurança e a transparência dos processos. Como consequência, há redução do índice de fraudes e da burocracia, assim como agilidade no registro de novos empregados da empresa.

No que se refere aos comunicados — como férias, afastamentos e demissões —, sua transmissão é automática e on-line, diretamente pelo eSocial. Apesar disso, atenção! É preciso manter guardado o comprovante de vínculos empregatícios e tempo de serviços executados antes da carteira digital. Portanto, sua empresa ainda deve manter o registro físico para evitar problemas.

Agora que você entendeu o que é e como funciona a CTPS digital, está na hora de ver se a sua empresa está preparada para esse novo momento. Organize e digitalize os processos, porque essa mudança trará vários benefícios a médio e longo prazos.

Original por Azulis