Danfe: Guia completo de emissão do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica

Introdução

Você é como muitos empreendedores que sempre têm dúvidas na hora de diferenciar a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) do DANFe, Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica?

Apesar de estarem relacionados de alguma forma, não podemos confundir esses dois documentos que possuem finalidades distintas.

E mais importante do que não confundir a utilidade deles, é entender para que cada um serve já que a Nota Fiscal Eletrônica, por exemplo, é cada dia mais usada por empreendedores no país. Sabendo para que cada um deles serve, não haverá dúvidas na hora de usar, certo?!

O que é o Danfe?

A sigla DANFe se refere ao Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, mas o que isso quer dizer exatamente?

Este é um documento que representa graficamente a Nota Fiscal Eletrônica, já que ela só existe no formato digital. Obrigatório durante o transporte de mercadorias comercializadas, o DANFe deve sempre acompanhar o produto.

Para ilustrar a sua importância, que tal um bom exemplo? Imagine que a sua empresa vendeu uma mercadoria para outro estado e o transporte da mesma será feito através de um caminhão. Se o caminhão for parado em uma blitz de fiscalização, ele não poderá seguir em frente sem o DANFe e ainda será multado. Resultado? Prejuízo para você e atraso na entrega para seu cliente.

O DANFe não possui valor fiscal, no entanto é uma representação simplificada da NFe em caso de contingência. Ele deve apresentar informações indispensáveis como emissor, destinatário e valor do produto, assim como o código numérico de 44 dígitos, o qual permite a consulta e download do arquivo XML da NFe, entre outros dados.

Contendo esses dados, o DANFe tem a capacidade de, em caso de acionamento do seguro, provar o valor dos produtos ou comprovar a origem de produtos durante uma fiscalização do transporte.

O DANFe precisa ser arquivado durante o prazo legal exigido para as notas fiscais, para ser apresentado quando solicitado.

Por que o DANFe foi criado?

Criado junto com a Nota Fiscal Eletrônica, o DANFe tem a missão de facilitar para o destinatário e Fisco a consulta da NFe, assim como auxiliar na redução da sonegação fiscal e comprovar a emissão dessas notas.

Entenda a utilidade do DANFe

A principal utilidade do DANFe é sem dúvidas o fato de ser uma versão resumida e facilmente legível da Nota Fiscal Eletrônica. Outra função importante, é no auxílio da escrituração das operações documentadas por NFe, isso em situações em que o destinatário não é um contribuinte credenciado para emitir a nota fiscal eletrônica.

Por último e não menos importante, o documento é utilizado como comprovante de operação, uma vez que é nele que o destinatário deixará a sua assinatura no ato da entrega da mercadoria ou prestação de serviço.

O que você precisa saber sobre o formato do DANFe

Para que o DANFe tenha validade legal é necessário que o documento siga algumas exigências quanto a sua formatação e informações, veja abaixo quais são elas:

Layout e elementos obrigatórios

Diversas informações que devem constar na nota fiscal eletrônica também são obrigatórias no DANFe, são elas: código de barras que faz a leitura por meio de leitor óptico, chave de acesso da nota fiscal eletrônica, data e horário de saída da mercadoria, transportadora, placa do veículo, descrição dos produtos e natureza da operação.

Além disso, outra exigência relacionada ao documento é quanto ao layout que apresenta uma padronização a ser seguida. No Portal da Nota Fiscal Eletrônica, o Ministério da Fazenda disponibiliza o Manual de Integração – Contribuinte o qual contém o modelo de layout a ser usado.

Outra especificação importante é a possibilidade da emissão do DANFe em mais de uma folha, desde que numeradas, em casos em que as informações obrigatórias ultrapassam uma página.

Nestas situações, em cada página deverá constar a frase “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”, além de:

• Dados de quem está emitindo o documento (CNPJ, razão social, inscrição estadual e, quando houver, a inscrição estadual de substituto tributário);
• A chave de acesso e o código de barras, número e a série da Nota Fiscal Eletrônica, identificação se a operação é de entrada ou saída e o número total de folhas do DANFe.

Elementos adicionais

Informações adicionais que o emissor do documento julgue importantes também podem constar no DANFe, sem que para isso necessite de uma autorização especial. No entanto, há uma exigência a seguir quanto a esses elementos adicionais, as informações devem ocupar no máximo 50% do verso do documento, caso contrário invalida o DANFe.

Já no caso de elementos gráficos, que também podem ser adicionados ao documento, não deverão prejudicar a leitura da chave de acesso ou do código de barras do DANFe.

São muitas as regras que envolvem o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, por isso é importante dizer que a melhor forma de gerenciar o DANFe é a partir de um sistema automatizado.

Uma boa ferramenta disponível no mercado é a Aliar Sistemas, um software de gestão que oferece inúmeros benefícios às empresas e que está sempre atento às questões que envolvem o DANFe e a NFe, para impedir que empresas cometam erros e tenham grandes problemas futuros.

Para conhecer melhor a ferramenta, você pode solicitar uma demonstração gratuita clicando aqui.

Como garantir a segurança do DANFe?

A segurança do DANFe está diretamente relacionada à Nota Fiscal Eletrônica a qual se refere. Usando o código numérico discriminado no documento é possível identificar se a operação está documentada.

Outro ponto importante a destacar é que o uso de um formulário de segurança para o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica acontece somente em ocasiões de contingência, quando o sistema habilitado para emitir a NFe não consegue contato como a Secretaria da Fazenda.

Quem pode imprimir o DANFe e quando ele deve ser impresso?

O DANFe precisa, obrigatoriamente, ser impresso pela mesma pessoa ou empresa que emitiu a Nota Fiscal Eletrônica. Não há limites para o número de vezes para a impressão do documento, podendo fazê-lo sempre que necessário desde que se cumpra às exigências tributárias envolvidas no processo. No entanto, é importante sinalizar que caso seja feita a reimpressão, o documento deverá conter essa informação.

Esse documento tem que ser impresso pelo emissor da Nota Fiscal Eletrônica, antes da mercadoria ser circulada, visto que é necessário que o trânsito de um produto documentado pela NF-e seja acompanhado do seu DANFe.

Outra questão importante que não posso deixar de lembrar é que o DANFe deve sempre ser impresso antes da mercadoria circular.

Como emitir o DANFe: passo a passo

De acordo com a recomendação do Ministério da Fazenda, a emissão do DANFe deve ser feita utilizando o mesmo sistema em que a Nota Fiscal Eletrônica foi gerada. Essa medida garante que não haja divergência de dados entre esses dois documentos.

Para isso, é necessário configurar o sistema gerador da NFe para conseguir emitir o Documento Auxiliar. No Portal da NF-e você consegue obter mais orientações sobre como configurar o sistema para conseguir emitir o DANFe.

Outra exigência relacionada ao DANFe é o papel em que o documento será impresso. Deve-se usar papel comum e poderá imprimir em folhas soltas, formulário contínuo, pré-impresso ou de segurança. No entanto, há uma exceção para essa regra, quando a transação comercial é feita fora da empresa, o documento deverá ser impresso em um formato menor que a folha A4, passando a ser chamado de DANFe simplificado.

Existe regra para a impressão do DANFe?

Conforme já dito acima, o DANFe deve ser, obrigatoriamente, impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm). Podem ser utilizadas também folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.

Conclusão

Para quem é empreendedor, o DANFe é um documento fundamental, por isso é tão importante ter conhecimento de todas as informações e particularidades que envolvem esse documento, para assim evitar problemas no futuro.

Agora que você já sabe que DANFe e NFe são documentos complementares, mas não têm a mesma validade jurídica e fiscal, ficou fácil entender a função de cada um deles e em quais momentos usá-los, não é mesmo?!

Lembre-se, não negligencie as funções do DANFe, ele é um documento que precisa ser usado com atenção e responsabilidade já que o uso irregular deste documento pode ocasionar multas e vários prejuízos. Por isso, já sabe: quando for transportar uma mercadoria não corra riscos, emita o DANFe e envie-o junto com o produto transportado. É a garantia de que está em dia com o fisco e a comprovação de que seu cliente recebeu o produto.

Conteúdo via Aliar sistemas