Departamento Pessoal: Conheça as 8 principais tarefas desse setor

Ainda que possam parecer a mesma coisa, o Departamento Pessoal (DP) e o de Recursos Humanos (RH) possuem responsabilidades distintas.

Isso porque, enquanto o primeiro visa executar e analisar assuntos burocráticos relacionados aos colaboradores, o segundo atua mediante a capacidade e habilidade dos funcionários. 

Deste modo, observa-se que, o DP se trata do setor através do qual a empresa exerce funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.

Portanto, é primordial conhecer a legislação brasileira trabalhista, bem como, o básico de temas administrativos, visando assegurar os direitos e obrigações dos trabalhadores.

Planejamento 

Considerando que as atividades executadas pelo DP e pelo RH são semelhantes, é preciso que façam um planejamento em conjunto para otimizar a gestão da empresa sem que haja possíveis divergências.

Destaca-se que, uma linha de trabalho viável é essencial para conseguir atingir as metas esperadas, bem como, o desenvolvimento e evolução das respectivas áreas.

Além disso, também é responsabilidade do departamento pessoal, executar a gestão das guias trabalhistas vigentes através de um sistema que colhe as informações referentes às Leis correspondentes a cada situação. 

Legislação do trabalhador 

Além de precisar conhecer especificamente as leis trabalhistas, principalmente aquelas regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o Departamento Pessoal também deve acompanhar todas as eventuais modificações, no intuito de se manter atualizado e aplicar as normas corretamente.

Cabe acrescentar que, o DP também atua como o representante legal e oficial em nome do empregador em casos perante a justiça do trabalho, sejam elas movidas por funcionários atuais ou que já se desligaram da empresa há certo tempo. 

Registro contratual

O processo de contratação de um funcionário resulta em atividades como, o registro da atividade na carteira de trabalho, além da confecção e liberação do crachá que será utilizado no relógio de ponto.

É importante que o processo inicial de admissão seja realizado pelo departamento pessoal, atitude essencial para que não hajam problemas mediante a legislação trabalhista no futuro.

A situação também é válida uma vez que, o DP deve auxiliar o novo contratado a se adaptar ao novo ambiente de trabalho, refletindo diretamente na produtividade.

Folha de pagamento

O referido setor também é responsável por realizar todos os cálculos referentes a salários mensais e demais benefícios concedidos pela empresa, como, plano de saúde, vale-alimentação e transporte, participação nos lucros e resultados, entre outros.

O controle destas atividades é importante tanto para evitar causar prejuízos ao empregador, quanto para garantir o pagamento correto da remuneração mensal. 

Férias

Um dos períodos mais almejados pelos funcionários, é quando são permitidos a tirarem uns dias de férias após concluírem um ano de prestação de serviços para a empresa.

Entretanto, esta liberação requer planejamento, no intuito de atender às expectativas da empresa e do trabalhador.

Portanto, o departamento pessoal deve analisar a situação de ambas as partes e estabelecer uma data e remuneração que atendam os dois lados. 

Isso porque, é essencial que, a saída de um funcionário para as férias remuneradas, não afete negativamente o desenvolvimento da equipe, além de considerar também, os planos do colaborar solicitante.

Devido à importância do assunto, atualmente há softwares e aplicativos específicos para controlar as referidas atividades, visando a otimização do tempo, e garantia de propor alternativas viáveis. 

Controle de horários

Caso o funcionário precise bater ponto todos os dias no início e fim do expediente, cabe ao departamento pessoal, averiguar as informações equivalentes à frequência de cada funcionário no trabalho, balanço que será agregado a um relatório mensal.

Estes registros permitem analisar e calcular as horas extras, bem como, as faltas, para que as devidas compensações sejam aplicadas. 

Taxas e contribuições tributárias

O DP é responsável pelo controle do pagamento das contribuições junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), bem como, os demais tributos associados à carteira de trabalho do funcionário.

Apesar da manutenção dessas contribuições ser uma responsabilidade do empregador, é importante que sejam revisadas por terceiros para assegurar a veracidade e o controle.

Além disso, os funcionários do departamento pessoal também possuem relação direta com os sindicatos e demais entidades trabalhistas, mantendo-se atentos ao cenário através de convenções coletivas, e até mesmo, do repasse da cobrança anual do imposto correspondente às atividades sindicais. 

Demissão ou desligamento 

O processo de demissão ou desligamento de determinado funcionário da empresa, é realizado pelo departamento pessoal, responsável por organizar toda a papelada para concluir o processo, no intuito de assegurar que as leis trabalhistas sejam efetivamente cumpridas.

Dependendo do tempo do tempo trabalhado e do setor profissional, será preciso autorizar o processo perante o sindicato competente.

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Por Laura Alvarenga