Passo a passo para preenchimento e emissão de NF-e

A modernização e a natural evolução tecnológica que gradativamente têm permeado as atividades empresariais foram tomando um vulto cada vez maior principalmente nas duas últimas décadas. A implementação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser considerada um dos grandes marcos deste processo que afeta diretamente as relações entre empresas e o Sistema Tributário, sendo assim, objeto da atenção dos operadores da contabilidade e do direito que atuam junto aos negócios.

Pode-se dizer que a NF-e, a partir do início da sua implantação em 2006, têm cumprido o seu papel e entregado satisfatoriamente os benefícios prometidos no que diz respeito a agilizar, prestar mais segurança e eficácia a toda uma gama de processos de natureza fiscal e contábil.

Mesmo que a emissão da NF-e, atualmente, já seja obrigatória para uma enorme parcela das pessoas jurídicas brasileiras (e há a perspectiva de que em breve seja para todas!), muitos empresários ainda têm dúvidas de como preencher os campos e emitir a nota de forma correta.

Veja agora, passo a passo, a forma correta de preencher e emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, além de dicas e cuidados essenciais para não cometer equívocos.

1º Passo: saiba o tipo de empresa e o tipo de nota

Esse é um passo simples e é muito provável que você e o seu contador já tenham essas informações na ponta da língua. Mas, não custa nada checar o seu cadastro fiscal junto ao governo e revisar o tipo de enquadramento tributário, jurídico e porte bem como a natureza da atividade envolvida, pois tudo isso influi no tipo de nota a ser emitida e nas alíquotas.

2º Passo: credencie sua empresa junto à Sefaz

Para emissão da Notas Eletrônicas de produto (NF-e) ou do consumidor (NFC-e), é necessário ter sua empresa devidamente credenciada junto à Secretaria de Fazenda do Estado onde a empresa está instalada. Notas de serviço (NFS-e), por sua vez, precisam de credenciamento junto ao município.

Este tipo de cadastro costuma ser simples e online, solicitando algumas informações relevantes da sua empresa, porém podem variar de acordo com o município ou Estado de que se trata.

3º Passo: compre um certificado digital

Para a emissão de notas eletrônicas você não precisa mais de equipamentos lacradas pelo órgão fiscalizador ou talões de papel enumerados. O que vai garantir a autenticidade do documento eletrônico será a certificação digital, uma espécie de assinatura que comprova a origem do documento.

Este certificado tem validade de até 3 anos, custos menores que as formas analógicas de certificação e podem ser adquiridos junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

4º Passo: escolha um software emissor adequado

O mais aconselhável e confiável é adquirir um sistema de gestão financeira que já ofereça a função de emissão e esteja em conformidade com o porte e o tipo de atividade desenvolvida pela sua empresa. Existem soluções genéricas e/ou gratuitas, porém sem a mesma eficácia, sem suporte técnico e com possibilidade de defasagem. 

A função do emissor é gerar o arquivo XML, que é o pŕoprio documento digitalizado, e fazer a transmissão desses dados via internet para a Sefaz.

5º Passo: informar dados do emitente

Após sua empresa estar qualificada para emitir as próprias notas fiscais eletrônicas por meio dos passos descritos acima, é hora de cadastrar todos os dados referentes a ela no sistema, para que estes dados fiquem gravados para as emissões posteriores.

Os dados solicitados são: razão social, nome fantasia, CNPJ, a inscrição municipal e/ou estadual, endereço, os dados de contato (email, telefone) e o regime tributário adotado.

6º Passo: informar dados do destinatário

A cada nota que for emitida, devem ser informadas corretamente as informações acerca do cliente (exceto em alguns casos, como da NFC-e). Se quem adquirir o serviço for pessoa jurídica, devem ser informados, razão social, CNPJ, inscrição municipal e/ou estadual e endereço. No caso de pessoa física: nome completo, CPF e endereço.

7º Passo: informar os dados do produto vendido

Nesta etapa as coisas começam a ficar um pouco mais complicadas, portanto faz-se necessário atenção redobrada. A utilização de sistemas de gestão podem facilitar o cadastro de produtos, reduzir a incidência de erros e a quantidade de trabalho.

A dificuldade é que os produtos precisam ser descritos de forma mais detalhada possível em todas as suas características e dados de forma a serem corretamente identificados e diferenciados, bem como a quantidade, o valor unitário e os valores parciais.

8º Passo: revise o cálculo dos tributos

Se o sistema de gestão/emissor for conectado ao cadastro de estoque, a comunicação das alíquotas acontecerá de forma automatizada. Os campos opcionais deve ser verificados, por exemplo em caso de venda de produtos importados ou produtos protegidos por seguro.

9º Passo: emita e acompanhe a aprovação da sua nota

Pronto! Após verificar e se certificar de que os dados estão perfeitamente preenchidos, sua nota está pronta para ser emitida e automaticamente transmitida para os órgãos fiscais. Não se esqueça de exportar o arquivo XML e acompanhar a aprovação das suas notas na Sefaz, afinal se algum erro for encontrado ela pode retornar para ser corrigida e se isso não for percebido a tempo pode prejudicar o controle das suas finanças.

Esperamos ter ajudado com esse passo a passo, porém, lembre-se que a assessoria de um profissional contábil em todos esses processos fiscais é a melhor forma de garantir que erros não venham a prejudicar burocraticamente ou financeiramente a sua empresa.

Conteúdo via MultiContabilidade