Por que automatizar a entrega de suas obrigações fiscais acessórias?

Segundo dados disponibilizados pela Receita Federal do Brasil, apenas duas das obrigações acessórias: EFD ICMS/IPI (Sped Fiscal) e EFD Contribuições, representaram juntas 91,63% das declarações Federais administradas pela Receita Federal entregues no ambiente do SPED, no ano de 2016. O alto volume de entrega dessas obrigações, impactam diretamente a área fiscal, demandando muito tempo para cumprimento das obrigações.

Atualmente, o processo de entrega das obrigações acessórias é realizado individualmente por cada analista ou responsável pela entrega que realiza uma série de atividades manuais e repetitivas como: gerar os arquivos em sua solução fiscal ou ERP, importar os mesmos para os respectivos PVAS (Programas validadores) do fisco, validar o seu conteúdo, corrigir os erros e ou avisos existentes nos arquivos, validar novamente, assinar o arquivo digitalmente para enfim efetuar a transmissão ao fisco. Além de todas as atividades acima, o analista ou responsável pela entrega ainda necessita imprimir e armazenar os relatórios do PVA, armazenar os recibos de entrega bem como os arquivos assinados e transmitidos ao fisco, já que esses documentos garantem a comprovação de entrega da escrituração fiscal, dos empresários e das pessoas jurídicas perante a Receita Federal.

No cenário atual os processos acima são exaustivamente repetidos para cada estabelecimento da organização que esteja sujeito à entrega, assim podemos perceber o quanto de tempo e dinheiro que grandes corporações acabam “perdendo” com esse tipo de processo manual e repetitivo.

Além do impacto direto em seu time tributário, a complexidade na entrega das obrigações acessórias também afeta o time de TI, que para garantir a efetividade na realização das atividades acima, devem executar uma séria de ações ou processos de trabalho visando à atualização dos programas validadores que requerem muitas vezes, a atualização bem como a versão do Java (JVM) instalada em cada computador utilizado nas entregas. Esses tipos de procedimentos muitas vezes podem ser morosos, impactando negativamente outro setor de sua empresa.

Com tantos pontos negativos, por que continuar com um processo manual e sujeito a falhas? Se a resposta é “falta de tecnologia ou opções”, você esta enganado. Com o atual avanço no mercado de soluções fiscais, já é possível automatizar todo o processo de entrega das obrigações acessórias, o que ajuda a simplificar e agilizar esta atividade. Hoje, todo o processo citado acima já pode ser realizado de forma automática, o que acaba com processos manuais e possíveis erros humanos, além de garantir que o colaborador responsável pela entrega das obrigações acessórias de sua empresa possa utilizar seu tempo para realização de tarefas mais nobres, que realmente demande conhecimento tributário e fiscal. Além de facilitar a vida dos analistas, as soluções que estão sendo lançadas no mercado fornecem uma série de informações e dashboards gerenciais que detalham todo o processo de entrega de suas obrigações acessórias.

Outro fator determinante para o sucesso desse tipo de solução é sua oferta em ambiente Cloud. Acompanhando essa vertente do mundo da tecnologia as soluções de automação de entregas são executadas inteiramente em ambiente “Cloud”. Trata-se de um ambiente totalmente controlado e seguro, que conta com uma série de certificados de segurança digital. Outros benefícios importantes são o fim da necessidade de atualizações de Programas Validadores (PVAS) e Java (JVM), por exemplo, desafogando o time de TI da sua empresa, bem como possibilidade de ter maior produtividade do time fiscal, já que a solução permite o processamento de vários arquivos ao mesmo tempo. Isso se deve a elasticidade do ambiente, que de forma automática e transparente, disponibiliza mais PVAs conforme o aumento de demanda por processamento.

A cada mês, inicia-se uma nova janela do apertado calendário fiscal brasileiro, exigindo um alto volume de horas de trabalho de sua equipe tributária para garantir a conformidade fiscal e a entrega dentro do prazo de obrigações acessórias para o fisco. Com tantas atividades complexas e de fundamental importância estratégica para seu departamento tributário, acabar com tarefas operacionais garante que os colaboradores envolvidos vão estar focados em tarefas nobres, utilizando o máximo do seu conhecimento técnico e produtividade profissional.

Por Luís Fernando Penha, Product Owner da Synchro Solução Fiscal.