Saiba como submeter o SPED Fiscal em sua empresa

O Sistema Público de Escrituração Digital, também conhecido como SPED, é um projeto que foi desenvolvido pelo governo federal com o objetivo de integrar várias obrigações burocráticas atreladas às tarefas rotineiras fiscais e contábeis das empresas.

O sistema inclui NF-e, NFS-e, SPED Fiscal, eSocial, ECD-Contábil e EFD Contribuições. Neste artigo, abordaremos todas as informações sobre o SPED Fiscal, um dos braços do SPED que mais gera dúvidas na rotina empresarial.

O SPED Fiscal atua como uma versão digital dos livros de registro de dados de entrada e saída de produtos bem como da apuração para recolhimento do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS).

Dessa forma, o sistema recebe digitalmente informações relacionadas ao fisco, tanto no âmbito federal quanto estadual e municipal. O SPED tem a função de facilitar a fiscalização do governo, reduzir a burocracia e simplificar a gestão fiscal da empresa.

Muito embora o SPED Fiscal tenha a função de facilitar a rotina dos empresários, ele ainda é um sistema que gera muitas dúvidas. Por isso, confira o passo a passo que criamos e aprenda, definitivamente, como submeter o SPED Fiscal em sua organização.

O que você precisa saber antes de começar

Antes de começar a enviar as informações por meio do SPED Fiscal, você deve ter em mente algumas informações importantes sobre o sistema e as práticas a serem adotadas:

• a obrigatoriedade no envio das informações via SPED Fiscal deve ser feita mensalmente. O empresário deve ficar atento aos prazos para evitar problemas junto ao fisco;
• além dos documentos fiscais, também devem ser enviados os registros de apuração de impostos referentes às operações da empresa;
• PVA é a sigla para Programa Validador e Assinador. A empresa deverá submeter todas as informações por meio do PVA, disponível para download no site da Receita Federal.
• a companhia deverá possuir uma assinatura digital, que pode ser obtida junto às entidades credenciadas pelo ICP-Brasil.

É importante mencionar que todas as informações sobre o SPED e SPED Fiscal estão disponíveis na plataforma disponibilizada pelo governo federal. Entretanto, como o sistema exige certo conhecimento prévio, qualquer dúvida pode ser sanada com um profissional do ramo contábil.

É essencial prestar atenção no preenchimento e envio de informações por meio do SPED Fiscal, pois qualquer erro ou inconsistência nas informações pode gerar problemas junto ao Fisco.

Primeiro passo: conhecer as obrigações fiscais da empresa

Antes de inserir o SPED Fiscal no seu empreendimento e passar a adotar as práticas de envio das informações via PVA, é necessário que você conheça exatamente quais são as suas obrigações fiscais, contábeis e tributárias. É preciso saber também de que forma o SPED promoverá a organização e a desburocratização das tarefas internas no seu negócio.

Ainda, para que a empresa comece a utilizar o SPED Fiscal, ela deverá atender a alguns requisitos:

• conhecer a legislação e entender quais são suas obrigações;
• implementar o sistema de geração do SPED Fiscal;
• providenciar a classificação fiscal dos produtos;
• validar os cadastros dos clientes;
• validar a carga tributária e adequá-la à legislação;
• adequar os sistemas atualmente utilizados e os procedimentos internos;
• capacitar os colaboradores para a mudança nos procedimentos e a adoção das melhores práticas de trabalho por meio do uso do SPED;
• providenciar o cruzamento de dados, nos casos em que for necessário;
• realizar uma auditoria para avaliar a regularidade e validar os novos procedimentos.

Segundo passo: download do PVA

O segundo passo para submeter o SPED Fiscal em sua empresa é a realização do download do SPED, disponível no site da Receita Federal. O sistema oferece o software para dois sistemas operacionais: Windows e Linux.

Ao realizar o download do Programa Validador e Assinador, é importante que a empresa esteja atenta aos sistemas utilizados para emissão de Notas Fiscais eletrônicas e demais softwares, que devem ser integrados para melhor organização e funcionamento do SPED. Isso evitará problemas como inconsistência ou desencontro de dados.

Converse com a sua assessoria de tecnologia de informação e busque soluções que facilitem a transição para o SPED Fiscal.

Terceiro passo: obtendo o certificado digital

Para usar o SPED Fiscal, será necessário obter um certificado digital, que nada mais é do que uma assinatura digital para a sua empresa. Se você não possui esse certificado, busque orientações junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras. O software de gestão empresarial eGestor, por exemplo, oferece certificado digital de uma forma inclusa para as empresas que utilizarem o sistema.

Quarto passo: treinamento

Após realizar o download dos softwares necessários para o envio eletrônico do SPED Fiscal, é necessário treinar os profissionais responsáveis para que as informações e as regras sejam atendidas plenamente.

Além de conhecer o sistema, que é intuitivo, o responsável pelo envio das informações deve possuir conhecimento técnico na área fiscal e contábil, garantindo assim que qualquer problema que venha a ocorrer durante a transmissão de informações seja rapidamente resolvido. Isso se deve principalmente em razão ao cumprimento dos prazos de envio, que devem ser sempre respeitados.

Dica: busque orientações de contadores para realizar o treinamento dos colaboradores que vão lidar com o SPED Fiscal. Além de deter o conhecimento técnico necessário, esses profissionais possuem experiência com o SPED.

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Quinto passo: utilização do sistema

A utilização do sistema é intuitiva; isso torna mais fácil o manuseio e envio de informações, principalmente após repetir algumas vezes as etapas. Em caso de dúvidas pontuais sobre a utilização do software e envio das informações, a Receita Federal disponibiliza um manual com todas as orientações relacionadas ao uso do sistema

Dica: atenção para os erros mais comuns no SPED Fiscal

É comum se deparar com alguns erros comuns no preenchimento do SPED Fiscal. Confira a lista com os principais e redobre a atenção nesses itens:

• ausência no preenchimento de campos obrigatórios;
• informações incorretas sobre o contador cadastrado;
• apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e regime de apuração do PIS/Confins incoerentes com as configurações da empresa;
• segmento não informado;
• informações incorretas sobre CFOP, documento inicial e documento final;
• PIS e COFINS em desacordo;
• NCM e alíquotas incorretos.

Fique atento e evite erros no envio do SPED Fiscal. Isso facilita o trabalho e impede problemas futuros com o Fisco. Conte sempre com o apoio de profissionais qualificados e adote softwares integrados que facilitem a organização das rotinas de trabalho.