Vale-transporte: Saiba como calcular o desconto na folha de pagamento

O vale-transporte, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é um benefício, cujo empregador — pessoa física ou jurídica — deve obrigatoriamente conceder aos seus colaboradores.

Os colaboradores, por sua vez, devem utilizá-lo efetivamente em deslocamentos entre residência-trabalho e vice-versa, por meio do sistema de transporte coletivo que pode ser urbano, intermunicipal ou interestadual.

É muito importante ter atenção ao cálculo correto do vale-transporte. Afinal, caso contrário, irregularidades podem ocasionar diversos problemas legais para a empresa, além de comprometer a vida financeira do colaborador.

Neste post, você vai acompanhar as regras do vale-transporte e entender como calcular o desconto desse benefício na folha de pagamento. Confira!

Quem tem direito ao vale-transporte?

Esse direito tem como beneficiários os colaboradores contratados por meio do regime da CLT, qualquer que seja a norma jurídica e a forma de remuneração.

É concedido independentemente da distância entre a residência e o trabalho, já que a legislação não prevê um raio mínimo. Ou seja, ainda que o colaborador more próximo à empresa, ele deve receber o vale-transporte se for utilizar transporte público.

Quais as formas de oferecer o vale-transporte?

Caso o empregador ofereça meio de transporte gratuito aos seus colaboradores que cubra integralmente o percurso de ida e volta ao local de trabalho, não há obrigatoriedade de fornecer o vale-transporte. No entanto, se compreender apenas parte do percurso, o benefício deverá ser fornecido para o trajeto não realizado.

Há casos, porém, em que o empregador não oferece qualquer meio de transporte — então, o custo do vale-transporte deve ser dividido entre a empresa e o colaborador. É na admissão que o funcionário preenche uma declaração informando seu endereço residencial e a quantidade de passes que ele utilizará por dia para o deslocamento até o trabalho.

Vale-transporte ou vale-combustível?

É preciso estar atento, pois o vale-combustível não equivale ao vale-transporte. No entanto, é possível fornecer o subsídio para o combustível se o trabalhador optar por não receber o vale-transporte. Para isso acontecer, é preciso que haja acordo entre a empresa e o funcionário, em que ele renuncie formalmente ao benefício e solicite a substituição.

Para conceder o benefício, o empregador pode disponibilizar um valor estipulado ao funcionário ou o cartão auxílio combustível. Independentemente da escolha, o trabalhador precisa prestar contas sobre os gastos, que deve ser feita por meio da apresentação das notas fiscais.

Dessa forma, a empresa fica segura judicialmente e pode se precaver da alegação de que o funcionário esteja obtendo vantagem patrimonial com o acordo, evitando a incidência de contribuição previdenciária, tributária e fundiária sobre o vale-combustível.

Mas atenção: quando o empregador opta por disponibilizar o vale-combustível no lugar do vale-transporte, ele perde o direito de descontar os 6% do salário do colaborador. Isso porque a legislação trabalhista não permite a substituição do vale-transporte por auxílio em dinheiro ou por outro benefício de qualquer espécie.

É possível pagar o vale-transporte em dinheiro?

Como já mencionado anteriormente, não é possível substituir o vale-transporte. Sendo assim, o pagamento de passagens em dinheiro é permitido apenas quando ocorre algum problema com as empresas de transporte público, ocasionando uma indisponibilidade dos vales.

Quando isso ocorre, o trabalhador paga a passagem e depois é reembolsado pela empresa, que deve fazer isso imediatamente na folha de pagamento.

Outra possibilidade é quando o pagamento em dinheiro está previsto em acordo ou convenção coletiva de trabalho, como caráter de exceção.

Como é feito o cálculo do VT na folha de Pagamento?

O empregador está autorizado, conforme a CLT, a efetuar desconto salarial de até 6% do salário básico do colaborador. Esse desconto não se aplica sobre outros benefícios e ganhos remuneratórios, como horas extras, comissões etc.

Caso a quantidade de vales-transportes usada pelo colaborador tenha valor inferior a 6% do seu salário básico, o desconto restringe-se ao menor valor, mesmo que o percentual seja inferior a 6%. Os valores que excedem essa porcentagem são de responsabilidade do empregador.

Exemplo de cálculo:

Para esse cálculo consideremos um colaborador que receba um salário básico de R$ 1.000,00, utilize dois vales-transportes para o seu deslocamento diário e que o valor da passagem é de R$ 3,00.

• quantidade de dias trabalhados no mês: 22
• quantidade de vales-transportes por dia: 2
• quantidade de vales-transportes necessários no mês: (22 x 2 = 44)
• valor total do vale-transporte no mês: (44 x 3,00) R$ 132,00
• 6% do salário (6% x R$ 1.000,00): R$ 60,00

O valor a ser descontado do colaborador é de R$ 60,00. A diferença (R$ 132,00 – R$ 60,00 = R$ 72,00) é de responsabilidade do empregador.

Quais os erros mais comuns sobre o cálculo do vale-transporte?

É comum que empreendedores sobrecarregados com diversos outros processos e sem muito conhecimento em cálculo de benefícios cheguem descontar um valor maior do colaborador. Isso ocorre porque, muitas vezes, o valor do vale-transporte utilizado pelo colaborador não alcança os 6% do seu salário básico. No entanto, esse erro pode incorrer em penalidades e multas para a empresa.

Por essa razão, é muito importante contar com serviços especializados de gestão de benefícios para garantir o menor risco e exposição ao Fisco.

Como reduzir os gastos com vale-transporte sem descumprir a lei?

Uma boa forma de fazer economia sem descumprir a lei e deixar de pagar um direito do trabalhador é ficar atento aos períodos em que não há necessidade legal de fornecer o vale-transporte.

Entre esses períodos estão as férias, licenças e folgas. Nesses momentos, o vale-transporte não deve ser concedido, pois não há deslocamento do trabalho para casa e vice-versa.

Já quando o colaborador falta ao trabalho, mesmo que essa falta seja por motivo justificado, é possível pedir a devolução dos vales referentes aos dias de ausência. Ou, o que é mais comum e mais prático, deixar como crédito para o próximo mês ou debitar o valor referente do futuro salário.

Além disso, é preciso estar atento aos casos em que o trabalhador não faz jus ao benefício, que vale para aqueles que se vão ao trabalho com veículo automotor, motocicletas, bicicletas e/ou a pé.

Nesses casos, é preciso que o trabalhador preencha uma declaração formalizando que não precisa de transporte público para se deslocar até o local de trabalho, seja porque mora próximo ou porque tem meios de transporte próprios.

Gestão do vale-transporte pode reduzir custos?

Conforme está na CLT, a empresa é obrigada a fornecer o vale-transporte com a participação máxima do trabalhador de 6% do valor total das passagens. Mas ainda assim, há como reduzir os gastos com o benefício por meio da gestão do vale-transporte.

O princípio da gestão é o monitoramento do uso do benefício pelos funcionários e, consequentemente, o controle sobre o custo mensal do vale-transporte. Essa ação é de extrema importância, já que a empresa não é obrigada a depositar o valor integral do mês, caso o funcionário ainda tenha saldo do mês anterior o empregador apenas precisa complementar o valor estipulado.

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Conteúdo original VB RH