Conciliação Bancária: O que é e qual sua importância dentro do departamento financeiro?

A conciliação bancária é uma das atividades mais importantes dentro do departamento financeiro e, por vezes, é realizada de forma incorreta pela equipe. A conferência diária é fundamental para gerar informações reais e verdadeiras.

Uma boa gestão financeira depende do processo de conciliação para acompanhar os saldos e identificar se os números estão positivos ou negativos. Quando se fala em controle, esse é um procedimento que deve encabeçar a lista de tarefas da rotina.

Nosso objetivo neste post é conceituar a conciliação bancária demonstrando o quanto ela é importante para o bom desempenho do negócio e apresentar um passo a passo de como criar uma prática cotidiana segura e eficiente!

O que é conciliação bancária?

Todos os valores que entram ou saem da empresa têm origem e destino, sendo necessária a comparação entre eles para facilitar a identificação e a confirmação do saldo em caixa — a esse processo damos o nome de conciliação.

A conciliação bancária promove esse encontro de contas considerando os pagamentos e recebimentos com verificação dos valores em movimento nos bancos e nas instituições financeiras.

A empresa que disponibiliza meios de pagamentos diversos — cartão de crédito, boleto bancário, débito em conta — são as que mais devem se preocupar em realizar uma rigorosa conciliação financeira.

Um erro de identificação ou um pagamento despercebido pode acarretar uma série de eventos e esbarrar no cliente, gerando transtorno para ambas as partes — desde uma cobrança indevida até o crescimento da inadimplência.

Os pagamentos podem ser realizados por meio físico (dinheiro) ou virtual (cartão de crédito, boleto bancário, transferência, débito em conta) e é por meio da conciliação bancária que será possível saber o que há disponível no caixa e nas contas bancárias.

Quando a conciliação falha ou não acontece diariamente, a gestão tende à vulnerabilidade e ao comprometimento da tomada de decisão. A empresa pode, inclusive, perder oportunidades de investimento ou expansão por não apresentar a real disponibilidade financeira.

Todos os dias o profissional ou equipe financeira deve emitir o extrato bancário e confrontar as informações com o movimento do dia anterior. Dessa forma, todas as receitas e despesas serão apuradas, conciliadas e baixadas adequadamente.

A conciliação bancária costuma apontar valores de taxas e tarifas praticadas pelos bancos que podem ser negociadas para redução das despesas. Apontamentos possíveis depois de todos os valores identificados.

Durante muito tempo o processo da conciliação foi realizado manualmente e seguindo utilizando planilhas eletrônicas. A inovação tecnológica trouxe os sistemas de pagamento online que permitem a integração e a conciliação automática — um processo dinâmico que facilita o trabalho e minimiza os riscos de erros.

Quais são os principais passos para realizar uma conciliação bancária efetiva?

Embora a conciliação pareça um processo simples de identificação de valores, toda a memória financeira tem base nos exercícios mensais que devem ser resguardados, para consultas posteriores ou sempre que necessário.

Como o movimento de caixa é cíclico, constante e com perspectiva verticalizada, algumas medidas devem ser adotadas no processo atual da conciliação bancária para assegurar a localização de todos os registros ao longo do tempo.

Arquive toda a documentação do processo

É comum nas empresas surgir a necessidade de comprovação de um pagamento ou verificação sobre uma venda. Manter a documentação arquivada em local adequado possibilita pesquisa, localização e identificação rápidas de um processo.

Outro fator importante é que o setor financeiro alimenta as informações de áreas como Contabilidade e Fiscal — mais uma razão para criar um arquivo organizado e completo.

Monitore os fluxos

O olhar atento e perspicaz de quem é responsável pela conciliação bancária faz toda a diferença e contribui para a saúde financeira do negócio. Há fluxos, que podem ser de caixa, bancário, de vendas, de compras, de cobrança que perpassam o processo de conciliação.

Pagamentos em duplicidade exigem estornos, logo, em um mês, por exemplo, o cenário pode mudar muitas vezes até que a conciliação encerre o exercício definitivamente.

Ações como descontos concedidos pela equipe de vendas ou juros pagos por atraso são recorrentes e alteram o cenário inicial dos títulos, o que só será identificado posteriormente, durante a conciliação.

Evite erros recorrentes

A equipe financeira que cuida da conciliação bancária deve ter capacidade de análise e de atenção focada para evitar que os erros aconteçam. Um dos mais comuns é acumular a conciliação.

São diversos os motivos — volume baixo de títulos para conciliar, prioridade de outras atividades, preferência por uma conciliação periódica. Caso um pagamento seja realizado de forma indevida, o financeiro demorará a perceber e tomar as providências em tempo hábil.

Vamos imaginar o pagamento de recorrência realizado por meio do cartão de crédito, ou seja, todos os meses o cliente será cobrado por essa opção. Pode ser que em determinado mês, por algum motivo, a operadora do cartão não realize a operação.

Esse cliente ficará inadimplente até regularizar a situação ou permitir outra forma de cobrança. Até lá, se a conciliação não for realizada, sua empresa não saberá da condição de inadimplente e continuará disponibilizando o produto ou serviço ao cliente, mesmo devedor.

Como cobrar um cliente se a empresa falhou em identificar que um título não foi pago e manteve a oferta de serviços? Certamente a cobrança será efetivada para reverter o prejuízo, mas com um risco de perder o cliente e ser conceituada por ele de forma negativa no mercado.

Aprenda a interpretar os dados de uma conciliação bancária

Os números não mentem, mas exigem um acompanhamento constante para que a interpretação dos dados seja eficiente. Há lançamentos divergentes do conceito de débito e crédito que exigem um olhar apurado que somente a prática diária pode desenvolver.

Com o tempo, o responsável pela conciliação bancária terá expertise para identificar um erro ou um lançamento indevido na primeira leitura. Dessa forma, dificilmente o fluxo de caixa será afetado pela incoerência nas informações.

Quais são as vantagens de realizar a conciliação?

Se existe um processo financeiro que gera melhor controle e gerenciamento das informações, a empresa só pode se beneficiar em utilizá-lo. É assim que a conciliação bancária deve ser vista dentro da gestão financeira — uma aliada poderosa e de fácil implantação.

O resultado financeiro depende de uma série de fatores, inclusive alheios ao planejamento da empresa, mas um bom controle vai ajudar a manter o equilíbrio e compensar todos os esforços para aumentar as vendas, ganhar visibilidade no mercado e vantagem competitiva.

Perceba o quanto a conciliação bancária é essencial para uma empresa. Sua função é, acima de tudo, demonstrar a realidade financeira e antecipar os possíveis erros e desequilíbrio das finanças para garantir a competitividade do negócio.

Se você gostou deste post, será importante conhecer mais sobre os principais erros cometidos na gestão de pagamentos recorrentes para manter a empresa em uma jornada progressiva e cada vez mais produtiva! 

Fonte: Iugu