Gestão: Qualidade dos controles nas pequenas e médias empresas

A realidade, baseada em pesquisas, mostra que os controles, em muitas PMEs, ainda têm muito o que melhorar. Especialmente em empresas que já encontram num estágio de crescimento, em que já existe um bom nível de delegação de funções: é nessa hora em que emerge a crise do controle. Ou da falta dele.

Nessa fase, máxima “o olho do dono é que engorda o boi” já não é confiável. Também, já não existem tantos parentes confiáveis, aptos a assumir posições na empresa. Com isso, elencamos aqui, com a ressalva de que não se trata de uma lista exaustiva, alguns pontos considerados importantes.

O primeiro tópico é o controle das contas bancárias, este um procedimento básico e essencial. A falta de controles financeiros, além de não ajudar na tomada de decisões, impede a checagem mínima do quadro da empresa. Nesses tempos de crise, entretanto, uma das máximas permanece: “o caixa é o rei”.

O segundo é sobre os controles dos estoques. No começo da empresa, os empresários conseguem fazer o controle visual dos estoques. Com o crescimento, todavia, a salvaguarda física dos estoques se faz necessária. Além da contagem física periódica, é importante a aplicação da contagem física rotativa dos itens mais importantes; escolha também alguns itens aleatoriamente, além, é claro, de criar procedimentos de segurança física que dão sensação de controle.

Em terceiro, falemos da existência de segregação de funções. Mesmo empresas pequenas devem ter as funções segregadas, uma vez que o comprador não deve fazer o pagamento, nenhum funcionário pode fazer sozinho um processo completo, incluindo o processo financeiro e o registro.

A seguir, o processo de venda e recebimento. Esses dois processos são cruciais, pois refletem a entrada de caixa. Os pontos críticos: assegurar o registro de tudo que é vendido, se o que é vendido vira uma entrada de caixa para empresa e se todos os recebimentos dos clientes seguem o mesmo caminho.

O quinto tópico é relacionado ao processo de compra, autorização de gastos e pagamentos. Garantir que todas as compras são necessárias e autorizadas – se compradas nas melhores condições disponíveis para a empresa – e se houve a entrega efetiva dos insumos e serviços adquiridos. Pagamento e registro, novamente são importantes.

O sexto item é relativo aos impostos. Assegure-se de que todos os impostos devidos foram declarados e pagos, corretamente registrados e os documentos arquivados de forma segura.

Por último, mas não menos importante, verifique se a Contabilidade está em dia; é seu instrumento de dupla checagem. Além do mais, a empresa com problemas na contabilidade fragiliza seu negócio.

Lembre-se de que não esgotamos todos os controles neste artigo. As pesquisas mostram que o uso de controles melhora o desempenho da empresa. Fruto de um trabalho conjunto, a empresa deve contar com uma equipe para apoiar o empresário. Inove. Aprimorar os controles de sua empresa é um bom começo.

José Carlos Oyadomari é Professor do Mestrado em Controladoria da Universidade Presbiteriana Mackenzie, Consultor pela Consulcamp e está disponível para comentar o assunto.