Importância e riscos do banco de dados dos softwares contábeis

Desde que o projeto SPED foi iniciado a partir da nota fiscal eletrônica em meados deste início de século, passando pelos SPEDs contábil, fiscal, contribuições e agora com o REINF e o e-Social, nunca o grande volume e a qualidade do armazenamento das informações se tornou algo tão crítico, imprescindível e de vital importância para as empresas – principalmente para as contábeis, que lidam com informações de centenas ou milhares de companhias ao mesmo tempo e sob sua responsabilidade.

Mais do que funcionalidades ou aspectos de preços destes produtos, é dever do empresário analisar a tecnologia oferecida, sua real qualidade e integridade, compatibilidade com o cenário atual e, principalmente, aspectos de segurança e robustez quanto a capacidade desses softwares em relação ao banco de dados.

Se nos anos 1990 toda a escrituração era feita por lançamentos sintéticos, de forma quase manual, os sistemas ainda rodavam no antigo sistema operacional MS-DOS e o SPED ainda era algo inimaginável; prevaleciam os sistemas extremamente simples e que trabalhavam com arquivos em pastas de diretórios e cuja segurança era praticamente nenhuma. Além disso, eram arquivos que deixavam a desejar quanto à segurança da integridade, pois à medida que começam a se tornar volumosos, a tendência era que se tornassem lentos de processamento e também com mais risco na perda das informações. Eram os conhecidos arquivos modelo DBF (ou DBASE), BTR (ou BTRIEVE), DAT (vindos do Basic e Cobol) e que não se relacionavam entre si, e não foram criados para processar grandes volumes de dados com segurança.

A partir dos anos 2000 e com a entrada do SPED, as empresas passaram a controlar toda sua escrituração por itens e a complexidade em se cruzar informações levaram ao que hoje conhecemos como BIG DATA; ou seja, as empresas precisam processar um número enorme de informações, com cada vez mais segurança e velocidade de processamento cada vez maiores. A perda de informações passou a ser algo extremamente delicado, pois é inviável obter informações sem a certeza de que as mesmas estejam corretas ou completas. Conferir tudo o que se gera é praticamente impossível, desumano e caro.

A chave para a boa análise nesse contexto que precisa ser feita está relacionada a basicamente alguns aspectos, que são: se a tecnologia empregada pelo fornecedor se utiliza um banco de dados seguro, se essa tecnologia permite o processamento de alto volume de informações e se o banco de dados é relacional; ou seja, se as informações se relacionam entre as tabelas internas do sistema. Se, somado tudo isso, ainda tivermos um arquitetura de dados com baixo custo, melhor ainda – pois nesse caso o fornecedor estará entregando algo compatível com a necessidade e dentro do orçamento da empresa.

Por banco de dados relacional, entende-se uma armazenagem de informações que controla, por exemplo, que se um usuário tentar excluir um cliente do cadastro e este cliente tiver notas fiscais ligadas a ele, ou seja, as informações se relacionam entre as tabelas e o próprio banco de dados é quem faz todo o controle para que falhas assim não sejam possíveis. Este tipo de recurso só é possível neste modelo de dados; um modelo conhecido como o chamado padrão SQL, usado em bancos profissionais como SQL Server, Oracle usados amplamente no mercado corporativo ou Firebird e MYSQL mais voltado para o mercado de empresas menores. Em ambos os casos, os comandos e a metodologia de acesso e armazenamento são os mesmos.

Resumidamente, é o fator barato que no fim pode ser caro. Logicamente tudo deve ser avaliado – mas quando colocado na balança, não tenha dúvidas: essa variável deve ter um peso enorme na escolha pela solução contábil, pois fará toda a diferença em pouco espaço de tempo, e isto é muito claro.

Portanto, a aquisição e a escolha dos sistemas devem ser decididas baseadas dentro dessas variáveis e cuidadosamente avaliadas. Mas se for necessário eleger algo como o fator mais importante quanto a um sistema de informações em uma empresa, sem dúvida esse é o banco de dados onde as informações estão armazenadas. Afinal de contas, numa eventual e drástica perda total do servidor de uma empresa, o que há de mais valioso a ser recuperado é exatamente o banco de dados. Os demais artefatos são reinstalados de forma muito mais simples e menos traumática.

Artigo de:

Wagner Xavier, diretor técnico da Oficina1