Prazo para entrega da ECD 2026 se aproxima. Tire suas principais dúvidas

O calendário de obrigações acessórias exige atenção redobrada dos departamentos contábeis e diretores financeiros nas próximas semanas. Termina no dia 30 de junho o prazo oficial para a transmissão da Escrituração Contábil Digital (ECD) de 2026, referente aos dados do ano-calendário 2025. 

O documento deve ser enviado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e o planejamento antecipado é apontado por especialistas como o melhor caminho para evitar correria de última hora e possíveis inconsistências no preenchimento.

Objetivo da ECD

A ECD foi instituída com o objetivo de modernizar a fiscalização e desburocratizar os processos, substituindo os tradicionais e volumosos livros Diário e Razão em papel por arquivos digitais equivalentes. Na prática, a obrigação funciona como um retrato anual minucioso da saúde financeira e da rotina operacional de uma organização.

O arquivo eletrônico exige a consolidação de informações complexas da vida empresarial. Devem constar no documento o Livro Diário e seus auxiliares, o Livro Razão com seus respectivos desdobramentos, além dos Balancetes Diários, balanços patrimoniais e todas as fichas de lançamento que comprovem a veracidade dos dados transcritos ao Fisco. 

Inicialmente voltada para fins fiscais, a escrituração passou a ter validade oficial também para fins societários em diversos cenários.

Quem precisa declarar

A obrigatoriedade de apresentação da ECD varia conforme o regime tributário e o volume de movimentação financeira da pessoa jurídica. Estão formalmente obrigadas a transmitir o documento todas as companhias tributadas pelo Lucro Real.

No caso das empresas enquadradas no Lucro Presumido, a entrega se torna obrigatória quando houver distribuição de lucros ou dividendos sem a incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), desde que a parcela distribuída supere o valor da base de cálculo do imposto diminuída dos tributos e contribuições devidos.

As entidades imunes e isentas também entram no radar do Sped caso tenham apurado, no ano-calendário correspondente, uma soma de receitas, doações, incentivos ou convênios superior a R$ 4,8 milhões — ou montante proporcional ao período escriturado. Adicionalmente, as Sociedades em Conta de Participação (SCP) que se enquadrem nas condições gerais de obrigatoriedade devem apresentar o arquivo em livro próprio.

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Quem tem dispensa e a inatividade

Por outro lado, a legislação assegura a dispensa da entrega para uma parcela significativa de empreendimentos. Estão desobrigadas do envio as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, ressalvadas raras exceções previstas em lei. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas também estão isentos dessa transmissão.

A dispensa se estende ainda às pessoas jurídicas consideradas inativas. Para usufruir desse benefício, a empresa não pode ter realizado qualquer tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira durante todo o ano-base, o que inclui a ausência de aplicações no mercado financeiro ou de capitais.

Alerta contra falhas técnicas e pontos de atenção

Profissionais da área alertam para um erro recorrente que costuma travar o envio dos dados nos dias que antecedem o prazo final: a confusão entre a versão do programa validador e o “código da versão do leiaute”.

A falta de atualização desse campo impede a validação do arquivo pelo sistema do Sped, gerando atrasos desnecessários. A recomendação é revisar detalhadamente os parâmetros técnicos antes de tentar a transmissão definitiva.

O processo de validação exige um pente-fino em aspectos estruturais da contabilidade. É indispensável cruzar os dados entre os diferentes livros contábeis, realizar a conciliação minuciosa das contas patrimoniais e de resultado, além de certificar a exatidão dos saldos de fechamento. 

Outro passo importante é garantir que as informações estejam em perfeita sintonia com o que já foi enviado ao Fisco em outras obrigações acessórias, evitando divergências cruzadas.

Por fim, a rotina de conferência deve incluir o mapeamento de qualquer mudança societária ocorrida no período, bem como os lançamentos de ajustes efetuados ao longo do ano. 

Manter organizada a documentação que lastreia essas operações é fundamental para respaldar a empresa em auditorias futuras.