Reforma Tributária: o que os supermercados precisam fazer agora para não ficar para trás?

Em meio a tantas discussões sobre a Reforma Tributária, é comum que o foco se perca em debates sobre o médio e longo prazo. No setor de supermercados, que será altamente impactado dado o enorme volume de transações tanto de compra, quanto de venda, eu diria que a pergunta que todo supermercadista deveria se fazer é: o que eu preciso fazer agora? A verdade é que a preparação para as novas regras não pode esperar. Ela exige um planejamento estratégico que vai muito além da área fiscal, envolvendo tecnologia, processos e, claro, o impacto na operação e na experiência do cliente.

O primeiro passo prático, e talvez o mais crítico, está na tecnologia que serve como o coração do seu negócio: o sistema de gestão (ERP). Para se adequar à Reforma, é indispensável que o seu ERP esteja na versão mais recente e com a configuração de tributos devidamente atualizada. São essas atualizações que contêm as notas técnicas necessárias para a emissão e o recebimento de notas fiscais no novo padrão, uma exigência fundamental para operar legalmente. A boa notícia é que, em outubro, o governo planeja liberar um ambiente de produção teste facultativo. Essa será uma oportunidade de ouro para que os supermercados possam testar seus sistemas e se adaptar antes da implementação oficial em janeiro de 2026, evitando surpresas e correria.

Mas a tecnologia, por si só, não resolve tudo. Para que os sistemas e os processos funcionem em harmonia, é essencial eleger um ponto focal interno. Essa pessoa ou equipe será responsável por “traduzir” a Reforma para a realidade do negócio, criando cronogramas, mapeando os impactos em áreas como TI, fiscal e comercial, e acompanhando e liderando as mudanças necessárias. Esse profissional deverá atualizar as classificações tributárias dos produtos, conversar com fornecedores para entender como eles estão se adaptando e identificar quais fases da Reforma impactam cada parte da operação, do centro de distribuição à frente de caixa.

Essa organização interna será crucial para aproveitar uma das grandes novidades da Reforma: a possibilidade de apropriação de créditos tributários que antes não eram permitidos. Será preciso analisar a carteira de fornecedores e seus respectivos regimes tributários para avaliar se faz sentido manter certas parcerias ou mesmo ajustar operações para otimizar a recuperação de créditos. Em 2026, teremos a apuração assistida pelo governo, um mecanismo que permitirá testar a emissão e o recebimento de notas, conferindo débitos e créditos de forma mais transparente. Estar preparado para isso fará toda a diferença.

Essa visão estratégica se desdobra em decisões de longo prazo. A Reforma impactará diretamente desde o planejamento de expansão e escolha da localização de novos centros de distribuição, por exemplo, até o fluxo de caixa, dependendo de como os créditos serão distribuídos e aproveitados. Operacionalmente, a rotina diária também mudará. A frente de caixa e a emissão de notas fiscais passarão por alterações significativas, e é preciso garantir que a equipe esteja treinada e os sistemas prontos para essa nova realidade.

Neste momento, é fundamental basear cada passo em informações confirmadas pela legislação, evitando especulações ou debates que ainda não foram consolidados. O caminho é claro: comece agora, atualize seus sistemas, defina um ponto focal responsável interno e integre a Reforma ao seu planejamento estratégico. Agindo de forma proativa, o supermercadista não apenas cumpre uma obrigação, mas transforma um desafio complexo em uma oportunidade para tornar sua operação mais eficiente e competitiva.

*João Giaccomassi, diretor para Varejo Supermercados da TOTVS