Saiba quais são os fatores que dificultam a implantação do eSocial nas empresas

INTRODUÇÃO

O e-Social é um sistema do governo onde as obrigações referentes a área trabalhista das empresas deverão ser comunicadas através do programa online.  Também deverão ser informados todos os acontecimentos referentes à parte trabalhista das organizações, desde contratações e demissões, acidentes de trabalhos, chegando, enfim, às obrigações fiscais.

Alguns dos exemplos fiscais a serem notificados é o Imposto de Renda retido na fonte e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Incluem, também, no rol de informações que serão disponibilizadas através do e-Social as obrigações previdenciárias referentes à saúde do trabalhador.

O programa e-Social não é isolado, mas está integrado ao Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

COMO FUNCIONAVA O PROCESSO ANTES DO E-SOCIAL?

O e-Social foi criado a partir de um decreto-lei instituído no ano de 2014. Anteriormente as transmissões de informações eram feitas pelas empresas ao governo, de forma descentralizada. Portanto cada dado era enviado para um órgão governamental diferente.

No modelo antigo, o processo era excessivamente burocrático, o que gerava diversas dificuldades para as organizações.

E AGORA COM O E-SOCIAL?

Agora, a transmissão de informações ocorrerão do modo centralizado, ou seja, todos os dados relatados são transmitidos em um único lugar: e-Social. Tendo em vista, que há espaço para notificação de cada uma das informações relativas às áreas trabalhistas da empresa.

Para cada conteúdo é necessário gerar um novo evento. Os eventos, por sua vez, produzirão um código, que deverá ser digitado no sistema.

Possivelmente e-Social teve um problema inicial em ser implantado em decorrência das constantes mudanças de datas, o que implica em duas situações:

• Por um lado, a empresa terá mais tempo para acostumar-se com as transformações, que não são poucas, dentro da companhia.
• Por outro viés, existe o risco dos profissionais ficarem “acomodados” devido as constantes prorrogações de data.

De qualquer forma, ao que tudo indica, o prazo atual é o definitivo, sendo diferente para as empresas de grande porte, que já iniciaram a implantação em janeiro de 2018 e finalizarão as etapas no próximo ano.

As médias e pequenas empresas iniciaram o processos no meio deste ano, enquanto os órgãos públicos, só começarão a implantar o sistema em janeiro de 2019.

Basicamente, a implantação do e-Social foi dividida em 5 etapas, de acordo com as informações que deverão ser enviadas ao governo e segundo o tipo e porte da empresa.

Um exemplo são as informações referentes à saúde dos empregados. Em todos os casos, esses serão os últimos dados a serem enviados, com uma ressalva apenas na data final para envio:

Órgãos públicos: julho/2019

Empresas de grande porte: janeiro/2019.

Os diferentes prazos são um dos fatores que dificultam a compreensão do e-Social, entretanto, não são os únicos.

Dividiremos, nesse artigo, as dificuldades em três categorias:

1 –  Relacionados a capacitação;

2 –  Motivados pela falta de infraestrutura;

3 –  Originadas da cultura organizacional;

DIFICULDADES DECORRENTES DA CAPACITAÇÃO OU CONHECIMENTO DO SISTEMA  

Ainda que os sindicatos da categoria contábil e os Conselhos Regionais ofereçam cursos para capacitação, a dificuldade em relação a qualificação, ainda não foi superada.

A primeira razão para isso se deve ao fato que nem todos os contadores possuem facilidade de acesso ou disponibilidade de horário para frequentarem os treinamentos.

Aliado a este fator, está o número de informações e eventos que deverão ser comunicados e transmitidos ao e-Social e aos numerosos códigos que dificultam a assimilação mais rápida do assunto. Portanto, o que demanda muito tempo.

O próprio manual disponibilizado pelo governo possui uma linguagem muito técnica, que dá um peso muito grande para os códigos de cada evento.  Além de confundir a leitura do manual, faz com que o processo seja pouco interessante, não retendo a atenção do profissional durante o aprendizado.

Apesar da crítica deste artigo, é preciso pontuar que, não podemos pensar que a aprendizagem de como utilizar o e-Social se dará de forma automática, ou que sindicatos e conselhos profissionais teriam condições de fornecer cursos de capacitação nos mais de 5000 municípios espalhados pelo Brasil.

Ou seja, antes de qualquer crítica é necessário considerar a diversidade de eventos, e as suas próprias particularidades a que devem ser submetidos.

O próprio conhecimento da legislação é outro fator que complica a situação dos profissionais, pois, além do que já foi dito referente a linguagem técnica e carga de informações, a legislação, em alguns casos, não deixa claro o que pretende dizer, ou pior, geram interpretações ambíguas, o que demanda mais dispêndios de tempo.

DIFICULDADES RELACIONADAS A CULTURA ORGANIZACIONAL

Esse tipo de entrave, basicamente, é aquele decorrente do modo em que a estrutura da empresa está organizada e como os empregados atuam. No caso, o excesso de documentações, típica da profissão contábil, provoca uma dificuldade ou falta de vontade das empresas em organizarem tudo isso digitalmente, o que impede enormemente o envio das informações.

As mudanças constantes de datas para o início da obrigatoriedade do e-Social colaborou para isso: como existe a fama do brasileiro postergar tudo, se o governo constantemente altera os prazos, há a tendência por parte dos envolvidos em julgarem que o governo prolongaria o prazo novamente, por isso, não haveria necessidade de urgência em manter todos os documentos no prazo.

DIFICULDADES DE INFRAESTRUTURA

Por último, existe as dificuldades de infraestrutura, ou seja, o profissional tem problemas em lidar com o e-Social. Isso pode se dá por uma série de fatores, vejamos abaixo alguns deles:

– Não há computadores suficientes no trabalho,

– Não possuem certificação digital,

– A carga de informações é de tão grande que a atual mão de obra não daria conta,

– A tecnologia disponível na empresa, em especial se tratarmos de microempresas, não possibilita o envio de informações de maneira correta,

Essa última possibilidade é bem rara de acontecer, mas, é preciso lembrar que o e-Social aplica-se também a empregadores domésticos, que, por um lado, nem sempre contam com um profissional contábil, e, por outro, não possui toda uma organização e estrutura existentes em uma sociedade empresária.

De forma bem sucinta, tentamos elencar nesse artigo, algumas dificuldades que surgem com a implantação do e-Social, embora, saibamos que o programa tem os pontos positivos e que há possibilidades reais desses problemas serem resolvidos ou amenizados, com o passar do tempo.

O eSocial já é realidade e infelizmente muitas empresas não estão se preocupando em adequar seus sistemas, processos e capacitar a sua equipe para este assunto. Muitos vão começar a tomar providências quando alguma multa for de fato aplicada.

Seja diferente, compartilhe com a sua empresa e colegas as consequências por não estar preparado, não conte com a sorte, esteja um passo à frente neste assunto. Se você procura um treinamento completo onde possa aprender de um jeito simples e descomplicado tudo que envolva o eSocial, desde eventos a serem enviados, leiaute, novas obrigações e até um plano de ação de como implantar o eSocial na empresa ou no escritório contábil, nós recomendamos um treinamento super completo para você. Clique aqui  e conheça!

Conteúdo original via Sejakino