Gestão de contratos + Tecnologia: trazendo eficiência e agilidade para as empresas

Celebrar contratos faz parte da rotina de uma empresa. Sejam em negociações com clientes, fornecedores ou funcionários, o contrato se faz presente e necessário no mundo corporativo.

E fazer o seu gerenciamento é fundamental, pois antecipa riscos, previne litígios e reduz custos.

Mas afinal, o que compreende a gestão de contratos? 

A gestão de contratos nada mais é do que o monitoramento minucioso de todo o ciclo de vida do contrato, ou seja, o gerenciamento de todas as etapas: pré-contratação,  contratação, execução e encerramento. 

Apesar de ser importante, a gestão de contratos normalmente acaba sendo um desafio para a empresa, principalmente, se ela não tiver um fluxo de trabalho definido.

Muitas vezes, a gestão fica restrita apenas ao armazenamento físico dos documentos e a falta de cuidado com o passo a passo do contrato (desde a criação até o seu encerramento ou renovação) impede a empresa de fazer um controle eficaz dos prazos.

Essa deficiência corporativa acaba gerando renovações indesejadas e, consequentemente, gastos desnecessários.

A boa notícia é que, devido a tecnologia, hoje é possível que empresas de pequeno, médio e grande porte façam o monitoramento de seus contratos de forma eficiente e ágil.

Ao longo dos últimos anos, surgiram no mercado diversos softwares voltados à gestão de contratos e os benefícios que estas plataformas trazem para as empresas são diversos, como, por exemplo:

1- Monitoramento de todo o ciclo do contrato;

2- Segurança nas informações;

3- Automação de processos;

4- Otimização de tempo;

5- Armazenagem de documentos (GED – Gestão Eletrônica de Documentos);

6- Desburocratização;

7- Agilidade;

8- Diminuição de custos;

9- Aumento de produtividade;

10- Gestão dos riscos;

Quando a gestão de contratos está ligada à tecnologia é possível que todo o ciclo seja realizado de forma eletrônica.

Isso porque, além de permitir criar o documento desde o início, a maioria das plataformas também admitem que as partes envolvidas assinem o contrato através da assinatura eletrônica ou digital.

Apesar de serem similares no nome, essas duas formas se diferem. Enquanto a assinatura eletrônica utiliza elementos de identificação pessoal como: número do CPF, confirmação por e-mail, palavra-chave, entre outros, a assinatura digital utiliza o certificado digital, ou seja, os métodos criptografados, que são mecanismos de segurança e privacidade, com objetivo de tornar o documento inviolável.

Assim, mesmo que as partes envolvidas estejam a milhares de quilômetros de distância é possível assinar o contrato de forma rápida, sem burocracia. 

A gestão de contratos é indispensável em qualquer empresa e não há dúvidas de que a organização que se preocupa com esta prática, além de ter inúmeros benefícios apresenta um diferencial perante aos seus concorrentes, independente do ramo de atuação.  

Por Ana Cláudia Pereira Garcia- OAB/PR 72.686- Advogada responsável pela controladoria jurídica do escritório Motta Santos & Vicentini Advogados Associados.