Tudo que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é cheia de mistérios e diariamente é motivo de preocupações e dúvidas na cabeça dos contadores e leigos. Alguns por conta de sua complexidade e exaustivas informações e outros por não entender o significado de tantas coisas, como por exemplo aquele número gigante (chave de acesso possui 44 caracteres) ou o motivo de receber arquivos por e-mail e mais um papel junto com a compra.

Para desmistificar o tema, trazemos para você 10 questões referentes à NF-e.

Confira:

1. Qual sua origem?

As primeiras Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) foram emitidas em setembro de 2006, deixando de ser um projeto-piloto, e se tornaram obrigatórias a partir de abril de 2007 em alguns setores. Para todos os demais contribuintes do ICMS, a obrigatoriedade teve início em dezembro de 2010.

Ela integra o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) do Governo Federal.

2. Qual seu objetivo?

O objetivo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é utilizar um único modelo nacional de documento fiscal eletrônico em operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, substituindo as antigas feitas em papel nos modelos 1 e 1A. E isso engloba o SPED, citado no tópico anterior.

Ela não substitui outros modelos de documentos fiscais como, por exemplo, a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou Cupom Fiscal. Para esses casos foi criado o SAT. Saiba o que é lendo o artigo Documentos fiscais: entenda siglas e diferenças entre NF-e, ECF, SAT e NFC-e

3. Quais os benefícios?

Como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é automaticamente reconhecida pelo sistema da Secretaria de Fazenda (SEFAZ), tem como um dos principais benefícios a redução de custo e tempo nos trabalhos de fiscalização por parte da Receita Federal, por meio da extensão XML (o que lembra o artigo citado no primeiro tópico).

E, por ser digital, ela pode ser enviada pelo fornecedor ou prestador de serviços por e-mail, não dependendo do uso de papel. Quem emite também não precisa guardar uma via física. Ou seja, o meio ambiente é preservado.

Só é impresso o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que você verá a seguir.

Para os contabilistas, abre oportunidades de serviços e consultorias e facilita o trabalho de Escrituração Fiscal e contábil.

4. Qual a função do papel?

Aquilo que geralmente recebemos com as mercadorias, em papel, é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Nele é possível encontrar a chave de acesso (44 números) para se ter acesso às informações da NF-e.

É utilizado para acompanhar a mercadoria em trânsito, para efeito de fiscalização. Só é válida após o agente fiscalizador consultar a chave de acesso.

Já para as empresas, o que importa é um arquivo de extensão XML, geralmente enviada pelo fornecedor via e-mail. Mas, quem utiliza o Sped Controle não precisa ter esse tipo de preocupação.

5. Então, o que é XML?

O XML é o arquivo que guarda todas as informações referentes à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ou seja, é a nota em si.

Por ele, a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode detectar qualquer irregularidade, intensificado a fiscalização.

Mesmo que não seja de seu conhecimento uma NF-e emitida contra seu CNPJ, é você quem paga a multa por não declarar.

E é para isso que existem sistemas de automação e gerenciamento de XMLs e outros documentos fiscais.

6. Por quanto tempo devo guardar as Notas Fiscais?

É recomendável que se guarde por quatro anos mais o ano vigente, ou seja, cinco anos. Se você já for cliente Sped Controle, fique tranquilo, estará tudo armazenado seguramente ‘na nuvem’ (cloud computing) pelo período que valer o contrato.

7. Quem não é obrigado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

De acordo com a Portaria CAT 162/2008, na legislação do Estado de São Paulo, há situações em que o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e.

Por exemplo: em uma venda fora do estabelecimento, desde que sejam expedidas as NF-es na remessa e no retorno.

Nestes casos, podem ser emitidas notas de papel modelo 1 ou 1A com o preenchimento, por parte do contribuinte, no Informações Complementares com a descrição “Dispensado de emissão de NF-e – PCAT 162/2008 – artigo 7º – Hipótese ‘__’” (descrever a hipótese).

8. Quais são os prazos e condições para cancelamento

Uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ser cancelada em até 24 horas após sua emissão. Entre esse período e 31 dias é possível por intermédio do software emissor, contudo gera multa da Receita Federal.

Mas, para ser cancelada, o produto não pode ter circulado e ainda depende de análise e validação por parte da Receita Federal.

9. O que fazer se o produto já circulou?

Neste caso, o ideal é que o destinatário emita uma nota de devolução ou o remetente emita uma nova de entrada.

Em hipótese alguma é recomendável que Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) sejam alteradas ou canceladas.

10. E se houve erro na emissão?

Está prevista na legislação a possibilidade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) complementar nos seguintes casos:

I – no reajustamento de preço em razão de contrato escrito ou de qualquer outra circunstância que implique aumento no valor original da operação ou prestação;

II – na exportação, se o valor resultante do contrato de câmbio acarretar acréscimo ao valor da operação constante na Nota Fiscal;

III – na regularização em virtude de diferença no preço, em operação ou prestação, ou na quantidade de mercadoria, quando efetuada no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

IV – para lançamento do imposto, não efetuado em época própria, em virtude de erro de cálculo ou de classificação fiscal, ou outro, quando a regularização ocorrer no período de apuração do imposto em que tiver sido emitido o documento fiscal original;

V – na data do encerramento das atividades do estabelecimento, relativamente à mercadoria existente como estoque final;

VI – em caso de diferença apurada no estoque de selos especiais de controle fornecidos ao usuário pelas repartições do fisco federal ou estadual para aplicação em seus produtos, desde que a emissão seja efetuada antes de qualquer procedimento do fisco.

Em alguns Estados há a Carta de Correção e é necessário consultar a Secretaria de Fazenda (SEFAZ) para verificar a disponibilidade e procedimentos.

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